Kodėl užduočių valdymas komandoje tampa vis sudėtingesnis
Dirbant komandoje, neretai susiduri su situacija, kai visi dirba, bet rezultatų tarsi nematyti. Vienas laukia kito atsakymo, trečias nežino, kad jo užduotis jau nebeaktuali, o ketvirtasis dirba prie to paties, ką vakar baigė kolega. Skamba pažįstamai?
Problema ta, kad daugelis komandų vis dar remiasi chaotišku bendravimu – žinutės skraido el. paštu, „Messenger” lange, kartais dar ir SMS. Kai kurie vadovai mano, kad užtenka savaitinių susitikimų, bet praktika rodo ką kita. Žmonės tiesiog pamiršta, kas buvo aptarta, o prioritetai keičiasi greičiau nei spėjama atnaujinti užrašus bloknote.
Efektyvus užduočių valdymas nėra tik apie tai, kad visi turėtų sąrašą, ką daryti. Tai apie skaidrumą, aiškius lūkesčius ir gebėjimą greitai reaguoti į pokyčius. Kai komanda žino, kas, ką, kada ir kodėl daro, produktyvumas auga savaime – ne todėl, kad žmonės dirba daugiau valandų, o todėl, kad dirba protingiau.
Pirmas žingsnis: bendros erdvės sukūrimas
Prieš kalbant apie konkrečius įrankius, svarbu suprasti pagrindinį principą – komandai reikia vienos bendros erdvės, kur visa informacija apie užduotis gyvena. Ne dešimties skirtingų vietų, o vienos. Tai skamba paprastai, bet praktikoje daugelis organizacijų šito neturi.
Pagalvokite, kiek kartų per dieną jūsų komandos narys klausia „O kur buvo ta informacija?” arba „Ar tu gavai mano laišką?”. Kiekvienas toks klausimas – tai laiko švaistymas ir produktyvumo nuostolis. Kai visa komanda dirba vienoje sistemoje, tokių klausimų atsiranda mažiau, o naujam žmogui integruotis tampa daug paprasčiau.
Bendros erdvės turėjimas nereiškia, kad visi turi matyti absoliučiai viską. Priešingai – gera sistema leidžia filtruoti informaciją pagal aktualumą. Jūs matote tai, kas svarbu jūsų darbui, bet bet kada galite pasižiūrėti, ką veikia kiti, jei to reikia.
Trello – vizualus ir intuityvus sprendimas
Pradėkime nuo vieno populiariausių ir paprasčiausių įrankių. Trello veikia pagal „kanban” principą – turite lentas, jose stulpelius, o stulpeliuose korteles. Kiekviena kortelė – tai užduotis. Paprasčiau nebūna.
Klasikinis pavyzdys: sukuriate lentą projektui ir tris stulpelius – „Daryti”, „Daroma”, „Padaryta”. Užduotys keliauja iš kairės į dešinę. Bet galite kurti ir sudėtingesnes struktūras. Pavyzdžiui, turėti stulpelius pagal komandos narius arba pagal projekto etapus.
Kas veikia gerai: Trello yra labai vizualus. Matote visą projektą vienu žvilgsniu. Galite prisegti failus, rašyti komentarus, nustatyti terminus. Kortelės spalvinimas padeda greitai identifikuoti prioritetus. Be to, yra nemokama versija, kuri daugeliui komandų visiškai pakanka.
Praktinis patarimas: nenaudokite per daug stulpelių. Kai jų būna daugiau nei šeši, sistema tampa per sudėtinga. Geriau turėti kelis projektus (lentas) nei vieną perkrautą. Ir būtinai naudokite terminus bei paskyrimus – tuščia kortelė be atsakingo asmens ir datos yra tik gražus popierėlis, bet ne užduotis.
Asana – kai reikia daugiau struktūros
Jei Trello atrodo per paprastas ir jūsų projektai turi daug tarpusavio priklausomybių, Asana gali būti geresnis pasirinkimas. Čia galite kurti ne tik užduotis, bet ir použduočius, nustatyti priklausomybes (viena užduotis negali prasidėti, kol nebaigta kita), sekti projekto eigą įvairiais būdais.
Asana leidžia žiūrėti į tą patį projektą skirtingais kampais. Vienu metu matote sąrašą, kitu – kalendorių, trečiu – Gantt diagramą (laiko juostą). Tai labai patogu, nes skirtingi žmonės mąsto skirtingai. Kai kuriems patinka sąrašai, kitiems – vizualinės schemos.
Ypač naudinga funkcija – automatizavimas. Galite nustatyti taisykles, pavyzdžiui: kai užduotis pažymima kaip „Padaryta”, automatiškai sukuriama nauja užduotis kitam žmogui. Arba kai artėja terminas, sistema automatiškai išsiunčia priminimą. Tai sutaupo daug laiko, kurį anksčiau reikėdavo skirti rutininiam administravimui.
Dėl ko verta pagalvoti: Asana turi mokamų planų, kurie reikalingi norint naudoti pažangesnes funkcijas. Taip pat sistema gali atrodyti per sudėtinga mažoms komandoms ar paprastiems projektams. Jei jūsų komandoje 3-4 žmonės ir projektai nesudėtingi, galbūt Asana bus „per daug”.
Monday.com – spalvingas ir lankstus
Monday.com išsiskiria savo spalvingumu ir lanksčiu pritaikymu. Čia galite kurti ne tik užduočių valdymo sistemas, bet ir CRM, projektų stebėjimą, net darbo laiko apskaitą – viskas priklauso nuo to, kaip sukonfigūruojate lenteles.
Pagrindinis privalumas – vizualizacija. Monday.com labai mėgsta spalvas, piktogramas, progreso juostas. Tai padeda greitai suprasti situaciją. Pavyzdžiui, matote, kad trys užduotys raudonos (vėluoja), penkios geltonos (artėja terminas), dešimt žalių (viskas gerai). Nereikia skaityti detalių – spalvos pasako viską.
Sistema leidžia kurti įvairius stulpelių tipus: tekstas, skaičiai, datos, žmonės, statusai, failai ir t.t. Tai reiškia, kad galite pritaikyti sistemą būtent jūsų poreikiams. Pavyzdžiui, jei dirbate su klientais, galite turėti stulpelį „Kliento prioritetas”, „Paskutinio kontakto data”, „Atsakingas vadybininkas” ir pan.
Integracija su kitais įrankiais taip pat stipri pusė. Monday.com jungiasi su Slack, Gmail, Google Drive, Zoom ir daugybe kitų. Tai reiškia, kad nebūtinai reikia viską daryti pačiame Monday.com – jis gali tapti centrine valdymo vieta, kuri sujungia kitus įrankius.
Ką turėtumėte žinoti: Monday.com nėra pigus. Nors yra bandomasis laikotarpis, ilgalaikiam naudojimui reikės investuoti. Taip pat sistema gali būti per daug lanksčia – kartais per daug pasirinkimų sukelia paralyžių. Geriau pradėti nuo paprastos struktūros ir plėsti palaipsniui.
Notion – viskas vienoje vietoje
Notion yra šiek tiek kitoks žvėris. Tai ne tik užduočių valdymo įrankis, bet ir žinių bazė, dokumentų saugykla, duomenų bazė – viskas viename. Kai kurios komandos visą savo darbą organizuoja Notion.
Pagrindinė idėja – blokai ir puslapiai. Kuriate puslapį, jame dėliojate blokus: tekstą, užduočių sąrašus, lenteles, kalendorius, įterptus failus. Galite kurti hierarchiją – puslapyje puslapį, ten dar vieną puslapį. Tai labai lankstu, bet reikalauja laiko susikurti struktūrą.
Notion puikiai tinka komandoms, kurios nori turėti ne tik užduočių valdymą, bet ir dokumentaciją, procesų aprašymus, susitikimų užrašus vienoje vietoje. Pavyzdžiui, galite turėti puslapį „Marketingo kampanija”, jame – užduočių sąrašą, strategijos dokumentą, susitikimų užrašus ir rezultatų analizę. Viskas susiję, viskas prieinamu.
Praktinis naudojimas: sukurkite šablonus pasikartojančioms užduotims. Pavyzdžiui, jei kas savaitę darote tą patį procesą, sukurkite šabloną su visais žingsniais. Tada tereikia nukopijuoti ir užpildyti konkrečius duomenis. Taip pat naudokite duomenų bazes – jos leidžia filtruoti, rūšiuoti ir žiūrėti informaciją įvairiais būdais.
Iššūkiai: Notion turi mokymosi kreivę. Pirmą kartą atidarius gali atrodyti painu. Taip pat sistema kartais būna lėtoka, ypač jei turite daug turinio. Ir nors yra nemokama versija, rimtesniam darbui reikės mokamo plano.
ClickUp – maksimalios galimybės
Jei norite įrankio, kuris gali beveik viską, ClickUp yra kandidatas. Čia galite valdyti užduotis, dokumentus, tikslus, laiko apskaitą, net siųsti el. laiškus. Kai kurie sako, kad ClickUp – tai bandymas pakeisti visus kitus įrankius vienu.
ClickUp stiprybė – funkcionalumas. Galite žiūrėti užduotis sąrašu, lenta, kalendoriumi, Gantt diagrama, laiko juosta, net mind map. Galite nustatyti sudėtingas priklausomybes, automatizuoti procesus, kurti pritaikytus laukus, naudoti formules. Jei galite tai įsivaizduoti, greičiausiai ClickUp tai gali.
Kas svarbu komandoms: ClickUp turi gerą nemokamą versiją, kuri daugeliui pakanka. Taip pat sistema nuolat atnaujinama – beveik kas savaitę atsiranda naujų funkcijų. Jei jums svarbu turėti naujausias technologijas, ClickUp tikrai nepravils.
Tačiau yra ir kita medalio pusė: ClickUp gali būti per daug sudėtingas. Kai turite šimtus funkcijų, sunku išmokti jas visas naudoti efektyviai. Daugelis komandų naudoja tik 20% galimybių, o likusios 80% tik trukdo. Taigi jei pasirenkate ClickUp, būkite pasirengę skirti laiko mokymams ir nustatymams.
Klasikiniai metodai, kurie vis dar veikia
Įrankiai – tai puiku, bet metodas svarbesnis už technologiją. Galite turėti geriausią programą pasaulyje, bet jei neturite aiškios sistemos, kaip ja naudotis, rezultatų nebus.
Scrum ir sprintai – ypač populiaru IT komandose, bet veikia ir kitur. Idėja paprasta: dirbate ciklais (paprastai 2 savaitės), kiekvieno ciklo pradžioje planuojate, ką darysite, pabaigoje – peržiūrite rezultatus. Kasdien turite trumpą susitikimą (15 min), kur kiekvienas pasako, ką vakar padarė, ką šiandien darys, ar yra kliūčių.
Kodėl tai veikia: trumpi ciklai leidžia greitai reaguoti į pokyčius. Jei po dviejų savaičių matote, kad kažkas neveikia, galite keisti kryptį. Kasdieniai susitikimai užtikrina, kad visi žino, kas vyksta, ir problemos sprendžiamos greitai.
Kanban principas – jau minėjome kalbant apie Trello, bet tai metodas, ne įrankis. Pagrindinis principas: vizualizuokite darbą, apribokite vykdomų užduočių kiekį vienu metu, optimizuokite srautą. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad stulpelyje „Daroma” negali būti daugiau nei 3 užduotys vienam žmogui. Tai verčia baigti pradėtus darbus, o ne pradėti naujus.
GTD (Getting Things Done) – Davido Alleno metodas, kuris puikiai veikia ir komandose. Pagrindinė idėja: visa informacija turi būti užfiksuota patikimoje sistemoje, ne galvoje. Reguliariai peržiūrite, kas aktualiausia, ir dirbate pagal prioritetus. Komandos kontekste tai reiškia, kad visos užduotys turi būti sistemoje, ne el. pašto dėžutėse ar užrašų knygutėse.
Kaip pasirinkti ir pradėti naudoti
Geriausias įrankis yra tas, kurį komanda tikrai naudos. Ne tas, kuris turi daugiausiai funkcijų ar gražiausiai atrodo, o tas, kuris tinka jūsų darbo stilių ir poreikiams.
Pradėkite nuo klausimų: Kiek žmonių komandoje? Kokie projektai – paprasti ar sudėtingi? Ar reikia integracijos su kitais įrankiais? Koks biudžetas? Ar komanda techniškai išprusususi, ar reikia kažko labai paprasto?
Mažai komandai (iki 10 žmonių) su paprastais projektais puikiai tiks Trello ar nemokama Asana versija. Vidutinei komandai su sudėtingesniais projektais verta žiūrėti į Monday.com ar ClickUp. Didelėms organizacijoms su specifiniais poreikiais gali reikėti specializuotų sprendimų.
Įdiegimo strategija: nepersokite iš karto į visišką sistemos naudojimą. Pradėkite nuo vieno projekto ar vienos komandos. Išbandykite mėnesį, surinkite atsiliepimus, pakoreguokite. Tik tada plėskite į visą organizaciją. Taip išvengsite situacijos, kai investuojate į įrankį, kuris vėliau pasirodo netinkamas.
Būtinai apmokysite komandą. Net paprasčiausiam įrankiui reikia įvadinio mokymo. Parodykite ne tik „kaip spausti mygtukus”, bet ir „kodėl tai darome”. Kai žmonės supranta logiką ir naudą, jie daug labiau linkę naudoti sistemą.
Nustatykite taisykles: kaip pavadinamos užduotys, kaip nustatomos datos, kaip bendraujama komentaruose, kaip žymimi prioritetai. Kai visi dirba pagal tas pačias taisykles, sistema tampa daug efektyvesnė. Užrašykite šias taisykles ir laikykite prieinamoje vietoje – nauji komandos nariai jums padėkos.
Kai sistema pradeda gyventi savo gyvenimą
Įdiegus užduočių valdymo sistemą, po kelių mėnesių pastebėsite įdomų dalyką – komanda pradeda dirbti kitaip. Ne todėl, kad kas nors liepė, o todėl, kad sistema natūraliai skatina geresnius įpročius.
Žmonės pradeda labiau planuoti, nes sistema tai daro matoma. Pradeda geriau komunikuoti, nes visa informacija vienoje vietoje. Pradeda labiau atsakingai žiūrėti į terminus, nes visi mato, kas vėluoja. Tai nėra kontrolė iš viršaus – tai skaidrumas, kuris natūraliai motyvuoja.
Tačiau sistema reikalauja priežiūros. Reguliariai peržiūrėkite, ar ji vis dar atitinka poreikius. Galbūt atsirado naujų užduočių tipų, kuriems reikia naujų kategorijų? Galbūt kai kurios funkcijos nenaudojamos ir tik trukdo? Gera sistema evoliucionuoja kartu su komanda.
Nepamiršite švęsti laimėjimų. Kai projektas baigiamas laiku, kai komanda efektyviai susitvarko su krize, kai naujas narys greitai integruojasi – tai sistemos veikimo rezultatai. Pripažinkite tai. Taip stiprinate kultūrą, kur organizuotas darbas yra vertinamas.
Ir pats svarbiausias dalykas – sistema yra priemonė, ne tikslas. Tikslas yra geriau dirbti, greičiau pasiekti rezultatų, mažiau streso patirti. Jei sistema to nepadeda, keiskite ją. Nebūkite vergais įrankio – įrankis turi tarnauti jums, ne atvirkščiai. Kartais geriausia sistema yra paprastesnė, ne sudėtingesnė. Kartais reikia ne naujo įrankio, o paprasčiausio pokalbio su komanda apie tai, kas trukdo dirbti efektyviai.
Efektyvus užduočių valdymas – tai kelionė, ne tikslas. Pradėkite nuo to, kur esate dabar, pasirinkite įrankį, kuris atrodo tinkamas, išbandykite, mokykitės, koreguokite. Po kelių mėnesių atsigrįžę pastebėsite, kaip toli nuėjote. Ir tai bus ne dėl stebuklingos programos, o dėl to, kad komanda išmoko dirbti geriau kartu.