Kai informacijos per daug – arba kaip nepaskęsti duomenų jūroje
Prisimenu, kaip prieš kelerius metus lankiausi vienoje vidutinio dydžio IT įmonėje. Jų komunikacijos vadovė atrodė išsekusi. „Kiekvieną rytą gaunu apie 150 el. laiškų, turiu sekti 12 skirtingų Slack kanalų, dar Facebook, LinkedIn, pramonės naujienos…” – skundėsi ji. Ir tai nėra išskirtinė situacija. Šiandien dauguma organizacijų susiduria su paradoksaliu iššūkiu: informacijos yra per daug, bet tuo pačiu metu jaučiamės nepakankamai informuoti.
Problema ta, kad informacijos srautai organizacijose dažnai primena chaotišką upę potvynio metu – visa teka įvairiomis kryptimis, be aiškios tvarkos, o svarbiausi dalykai kartais tiesiog nuskęsta bendrame triukšme. Vienas skyrius nežino, ką veikia kitas, rinkodaros komanda sužino apie naują produktą iš klientų, o ne iš produkto vadybininkų, o vadovybė priima sprendimus remdamasi pasenusia informacija.
Tačiau yra ir gera žinia – šiuolaikiniai įrankiai ir gerai apgalvotos strategijos gali šį chaosą paversti tvarkingu, efektyviu informacijos valdymo procesu. Tik reikia žinoti, nuo ko pradėti ir kaip tai daryti protingai.
Pirmasis žingsnis: suprantame, kokios informacijos iš tikrųjų reikia
Daugelis organizacijų pradeda nuo klaidingos prielaidos – bando surinkti VISĄ įmanomą informaciją. Tai kelias į pražūtį. Vietoj to, pirmiausia reikia susėsti ir atsakyti į kelis esminius klausimus: kokia informacija mums tikrai svarbi? Kas ją naudos? Kaip dažnai jos reikia? Kokiu formatu ji turėtų būti pateikta?
Pavyzdžiui, jūsų pardavimų komandai galbūt svarbu žinoti apie konkurentų kainų pokyčius realiu laiku, tačiau bendrosios pramonės tendencijos gali būti aktualios tik kartą per ketvirtį. Rinkodaros specialistams reikia sekti socialinės žiniasklaidos omenybes kasdien, bet finansų skyriui tai visiškai nereikalinga informacija.
Vienas praktiškiausių būdų – sukurti tai, ką vadinu „informacijos žemėlapiu”. Tai paprastas dokumentas, kuriame išvardijate visus skyrius ar komandas, kokios informacijos jiems reikia, iš kur ją gauti ir kaip dažnai. Skamba paprastai, bet daugelis organizacijų šito niekada nedaro, o paskui stebiasi, kodėl komunikacija neveikia.
RSS srautai ir naujienų agregatai – senoji technologija, kuri vis dar veikia puikiai
Kalbant apie naujienų rinkimą, vienas labiausiai neįvertintų įrankių yra paprastas RSS. Taip, žinau, skamba kaip kažkas iš 2008-ųjų, bet pasitikėkite – tai vis dar vienas efektyviausių būdų sekti informaciją iš įvairių šaltinių vienoje vietoje.
Įsivaizduokite: vietoj to, kad kiekvieną dieną lankytumėte 20 skirtingų svetainių, galite naudoti tokius įrankius kaip Feedly, Inoreader ar netgi senesnius, bet patikimus NewsBlur. Užsiprenumeruojate savo pramonės tinklaraščius, naujienų portalus, konkurentų svetaines (jei jos turi RSS), ir viskas atsiranda vienoje srityje.
Praktinis patarimas: nesistenkite sekti visko. Pradėkite nuo 10-15 svarbiausių šaltinių. Pažiūrėkite, kaip veikia, ir tik tada plėskite. Taip pat naudokite žymių sistemą – pavyzdžiui, „skubu”, „skaityti vėliau”, „pasidalinti su komanda”. Tai padės greitai filtruoti informaciją pagal svarbą.
Dar vienas dalykas – daugelis šiuolaikinių RSS skaitytuvų turi integracijas su kitais įrankiais. Galite automatiškai siųsti tam tikrus straipsnius į Slack, išsaugoti juos Notion ar Evernote, net sukurti automatines ataskaitas. Tai jau nebe paprastas naujienų skaitymas – tai informacijos valdymo sistema.
Socialinės žiniasklaidos monitoringas be proto netekimo
Socialinė žiniasklaida – tai atskira istorija. Čia informacijos srautas dar intensyvesnis, o triukšmo ir signalo santykis dažnai pats blogiausias. Tačiau ignoruoti jos negalima, ypač jei dirbate su klientais ar viešuoju įvaizdžiu.
Profesionalūs įrankiai kaip Hootsuite, Sprout Social ar Brandwatch kainuoja nemažai, bet jie tikrai verta investicijos, jei socialinė žiniasklaida jums svarbi. Jie leidžia ne tik sekti paminėjimus ir raktinius žodžius, bet ir analizuoti nuotaikas, stebėti tendencijas, net prognozuoti galimas krizes.
Tačiau jei biudžetas ribotas, yra ir nemokamų ar pigesnių alternatyvų. Google Alerts vis dar veikia (nors ne taip gerai kaip anksčiau), TweetDeck yra nemokamas ir puikus Twitter monitoringui, o Mention turi prieinamą versiją mažesnėms įmonėms.
Svarbiausia čia – aiškiai apibrėžti, ką sekate. Neužtenka stebėti tik savo įmonės pavadinimą. Reikia galvoti plačiau: produktų pavadinimai, vadovų vardai, pramonės terminai, konkurentai, net dažniausios klaidos rašant jūsų pavadinimą. Viena įmonė, su kuria dirbau, prarado keletą svarbių klientų atsiliepimų, nes žmonės Twitter rašė jų pavadinimą su brūkšneliu, o jie sekė tik versiją be brūkšnelio.
Vidinė komunikacija: kai problema ne išorėje, o viduje
Dabar pereikime prie galbūt dar sudėtingesnės srities – vidinės informacijos valdymo. Daugelis organizacijų turi puikias sistemas išorinei informacijai rinkti, bet viduje valdo informaciją kaip XIX amžiuje.
Pirmiausia – el. paštas NĖRA geras informacijos valdymo įrankis. Tai komunikacijos įrankis, bet ne žinių bazė. Jei svarbi informacija gyvena tik el. laiškuose, ji yra praktiškai prarasta. Bandykite po pusmečio rasti tą svarbų sprendimą, kuris buvo aptartas el. laiškų grandinėje su 47 atsakymais.
Šiuolaikinės organizacijos pereina prie platformų kaip Notion, Confluence, Microsoft Teams su SharePoint, ar net paprastesnių sprendimų kaip Google Workspace. Esmė ta, kad informacija turi būti struktūruota, ieškoma ir prieinama tiems, kam jos reikia.
Vienas iš geriausių pavyzdžių, kurį mačiau: viena įmonė sukūrė tai, ką vadino „vienos tiesos šaltiniu” – centralizuotą Notion erdvę, kur buvo visa svarbi informacija. Kiekvienas skyrius turėjo savo skyrių, bet buvo ir bendros erdvės: įmonės naujienos, procedūros, šablonai, dažniausiai užduodami klausimai. Kai kas nors užduodavo klausimą el. paštu ar Slack, atsakymas būdavo ne tik duodamas, bet ir įtraukiamas į tą bazę. Per metus jie sumažino pasikartojančius klausimus 60%.
Automatizacija – jūsų geriausias draugas (jei naudojama protingai)
Dabar prie smagiosios dalies – automatizacijos. Šiuolaikiniai įrankiai leidžia automatizuoti didžiąją dalį informacijos rinkimo ir skirstymo procesų, todėl žmonės gali sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu – analizę ir sprendimų priėmimą.
Zapier, Make (buvęs Integromat), Power Automate – šie įrankiai leidžia sukurti automatizuotus darbo srautus be programavimo žinių. Pavyzdžiui, galite sukurti tokį scenarijų: kai tam tikrame RSS sraute pasirodo straipsnis su raktiniu žodžiu „jūsų konkurentas”, jis automatiškai išsiunčiamas į specialų Slack kanalą, išsaugomas Google Drive aplanke ir pridedamas prie savaitinės ataskaitos.
Arba kitas pavyzdys: kai klientas palieka atsiliepimą Google, automatiškai sukuriama užduotis Asana, apie tai informuojamas atsakingas darbuotojas, o atsiliepimas pridedamas prie kliento profilio CRM sistemoje. Visa tai vyksta automatiškai, be jokio žmogaus įsikišimo.
Bet čia svarbus įspėjimas – nereikia automatizuoti visko iš karto. Pradėkite nuo vieno ar dviejų procesų, kurie labiausiai erzina ar atima daugiausiai laiko. Išbandykite, patobulinkit, ir tik tada eikite toliau. Mačiau organizacijų, kurios sukūrė tokias sudėtingas automatizacijos sistemas, kad niekas nebegalėjo jų suprasti ar prižiūrėti.
Filtravimas ir prioritetų nustatymas – menas atskirti grūdus nuo pelų
Surinkti informaciją – tai tik pusė mūšio. Kita pusė – išfiltruoti triukšmą ir sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu. Ir čia prasideda tikrasis iššūkis.
Vienas efektyviausių metodų – trijų lygių filtravimo sistema. Pirmasis lygis – automatinis: algoritmai ir taisyklės, kurie iš karto atmeta akivaizdžiai nereikšmingą informaciją. Antrasis lygis – greitasis žmogaus vertinimas: kas nors per kelias sekundes nusprendžia, ar informacija verta tolesnio dėmesio. Trečiasis lygis – gilesnis vertinimas ir analizė.
Praktiškai tai gali atrodyti taip: jūsų RSS agregatoriuje yra 200 naujų straipsnių. Automatiniai filtrai (pagal raktinius žodžius, šaltinius, datas) sumažina tai iki 50. Tada atsakingas darbuotojas per 15 minučių peržiūri antraštes ir pirmąsias pastraipas, palikdamas 10 straipsnių. Galiausiai šie 10 straipsnių yra kruopščiai perskaitomi, analizuojami ir, jei reikia, perduodami kitiems.
Dar vienas svarbus aspektas – nustatyti aiškius kriterijus, kas yra „svarbu”. Tai turėtų būti užrašyta ir visiems suprantama. Pavyzdžiui: svarbu yra bet kas, kas gali paveikti mūsų pajamas per ateinančius 3 mėnesius, bet kas susijęs su reguliaciniais pokyčiais, bet kas apie mūsų 5 pagrindinius konkurentus, arba bet kas, kas gauna didelį viešą dėmesį ir susijęs su mūsų pramone.
Sklaida: kaip užtikrinti, kad informacija pasiektų tuos, kam jos reikia
Turite puikią informaciją, bet jei ji nepasiekia tinkamų žmonių tinkamu laiku, visas darbas beprasmis. Informacijos sklaida organizacijoje – tai dažnai silpniausia grandis visoje grandinėje.
Pirmiausia – atsisakykite „vieno dydžio visiems” požiūrio. Skirtingi žmonės ir skyriai reikalauja skirtingų informacijos formatų ir dažnumo. Vadovybei gali pakakti savaitinės santraukos su pagrindinėmis įžvalgomis. Pardavimų komandai gali reikėti kasdienių atnaujinimų apie konkurentus. Produkto kūrėjams – gilesnės analizės kartą per mėnesį.
Vienas efektyvus metodas – sukurti skirtingus informacijos produktus skirtingoms auditorijoms. Pavyzdžiui:
– Kasdienė 5 punktų santrauka el. paštu visiems darbuotojams (kas naujo, kas svarbu šiandien)
– Savaitinė išsami ataskaita vadovybei (tendencijos, analizė, rekomendacijos)
– Mėnesinė gili pramonės apžvalga strateginiams sprendimams
– Realaus laiko įspėjimai Slack, kai nutinka kažkas kritiškai svarbu
Svarbu ir pasirinkti tinkamus kanalus. Ne visa informacija tinka el. paštui. Skubūs dalykai – Slack ar Teams. Ilgesnė analizė – el. paštas ar vidinė wiki. Strateginiai dalykai – asmeniniai susitikimai ar vaizdo konferencijos su dokumentais kaip parama.
Dar viena dažna klaida – informacijos perpildymas. Geriau perduoti mažiau informacijos, bet tikrai svarbios, nei užversti žmones viskuo. Viena įmonė, su kuria konsultavausi, išsiuntinėjo kasdienę 10 puslapių naujienų suvestinę. Niekas jos neskaitė. Kai sutrumpinome iki vieno puslapio su 5 svarbiausiais dalykais, skaitymo rodiklis išaugo nuo 12% iki 78%.
Kai sistema pradeda gyventi savo gyvenimą
Sukūrus informacijos valdymo sistemą, darbas nesibaigė – jis tik prasideda. Sistema turi būti gyva, prisitaikanti, nuolat tobulėjanti. Tai, kas veikė prieš pusmetį, gali nebevykti dabar. Nauji įrankiai atsiranda, keičiasi organizacijos poreikiai, žmonės išeina ir ateina nauji.
Rekomenduoju kas ketvirtį daryti sistemos auditą. Susirinkite su pagrindiniais žmonėmis ir aptarkite: kas veikia gerai? Kas neveikia? Ko trūksta? Ar vis dar sekame tą, kas svarbu? Ar informacija pasiekia tuos, kam jos reikia? Ar naudojame įrankius efektyviai?
Taip pat svarbu matuoti. Kaip žinote, ar jūsų sistema veikia? Galite sekti tokius rodiklius kaip: kiek laiko užtrunka informacija nuo atsiradimo iki pasiekimo galutinio vartotojo, kiek žmonių skaito jūsų suvestines, kiek sprendimų priimama remiantis jūsų teikiama informacija, kiek kartų žmonės klausia to, kas jau turėtų būti žinoma.
Viena organizacija, kurią pažįstu, įvedė paprastą metriką – „informacijos vėlavimo laiką”. Jie matavo, kiek laiko užtrunka svarbi informacija (pavyzdžiui, apie konkurento naują produktą) nuo jos atsiradimo viešojoje erdvėje iki to momento, kai apie ją sužino atitinkamas sprendimų priėmėjas jų organizacijoje. Per metus jie sumažino šį laiką nuo vidutiniškai 5 dienų iki 4 valandų. Tai davė jiems didžiulį konkurencinį pranašumą.
Ir nepamirškite žmogiškojo faktoriaus. Geriausia sistema pasaulyje neveiks, jei žmonės ja nenaudoja arba naudoja neteisingai. Reikia mokymo, reikia aiškių instrukcijų, reikia palaikymo. Kai įdiegiate naują įrankį ar procesą, skirkite laiko žmonėms išmokti jį naudoti. Paskirkite „informacijos čempionus” kiekviename skyriuje – žmones, kurie gerai išmano sistemą ir gali padėti kitiems.
Galiausiai, atminkite, kad tikslas nėra turėti tobulą sistemą – tikslas yra turėti sistemą, kuri veikia pakankamai gerai, kad žmonės galėtų sutelkti dėmesį į savo tikrąjį darbą, o ne į informacijos paiešką. Jei jūsų darbuotojai praleidžia mažiau laiko ieškodami informacijos ir daugiau laiko ją naudodami, jūs jau laimėjote. Jei sprendimai priimami greičiau ir remiantis geresne informacija, sistema veikia. Jei žmonės jaučiasi mažiau užversti informacija, bet geriau informuoti – tai sėkmė.
Informacijos valdymas šiuolaikinėje organizacijoje nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinė kelionė. Bet su tinkamais įrankiais, aiškia strategija ir noru nuolat tobulėti, ši kelionė gali tapti vienu svarbiausių jūsų konkurencinių pranašumų.