Kai informacijos per daug – tai jau ne pranašumas
Prisimenu savo pirmąją savaitę naujoje darbovietėje. El. pašto dėžutė sprogdavo nuo pranešimų, Slack kanalai nesiliovė pypsėdami, o kiekvienas skyrius turėjo savo „super svarbią” komunikacijos platformą. Po trijų dienų jau nežinojau, kur kas vyksta, kas svarbu, o kas – tik triukšmas. Skamba pažįstama?
Šiandien organizacijos skęsta informacijoje. Paradoksas tas, kad turėdami prieigą prie begalės duomenų, dažnai nežinome, kas iš tikrųjų svarbu. Vidutinis darbuotojas per dieną gauna apie 120 el. laiškų, dalyvauja 5-7 susitikimuose ir praleidžia beveik 2 valandas ieškodamas reikiamos informacijos. Tai ne produktyvumas – tai chaosas su kostiumu ir kaklaraiščiu.
Efektyvus informacijos srautų valdymas nėra prabanga ar „nice to have” funkcija. Tai būtinybė, jei norite, kad jūsų komanda dirbtų protingai, o ne tik sunkiai. Kalbėsime apie konkrečius įrankius ir metodus, kurie veikia realiame gyvenime, ne teorijoje.
Informacijos triažo principas – ne viskas verta jūsų dėmesio
Medicinos triažas – tai procesas, kai skubios pagalbos skyriuje nusprendžiama, kas reikalauja skubaus dėmesio, o kas gali palaukti. Tą patį principą turime taikyti informacijai organizacijoje.
Pirmiausia sukurkite aiškią trijų lygių sistemą. Raudonas lygis – informacija, kuri reikalauja nedelsiant veikti (kritinės klaidos, klientų skundai, saugumo incidentai). Geltonas lygis – svarbu, bet gali palaukti kelias valandas ar dieną (projektų atnaujinimai, komandos susitikimai, planavimo dokumentai). Žalias lygis – naudinga žinoti, bet nesvarbu, kada perskaitysite (pramonės naujienos, bendri pranešimai, mokymai).
Praktiškai tai įgyvendinkite taip: sukurkite skirtingus komunikacijos kanalus kiekvienam lygiui. Pavyzdžiui, kritiniai pranešimai eina per specialų Slack kanalą su @channel žymėjimu, svarbūs – per el. paštą su aiškiu žymėjimu temos eilutėje, o bendri – į bendrą informacinį kanalą, kurį žmonės tikrina savo nuožiūra.
Viena įmonė, su kuria dirbau, įvedė paprastą taisyklę: jei siunčiate pranešimą po 18 val. ir tai nėra tikras skubumas, privalote nurodyti „Atsakyti galite rytoj”. Tai sumažino stresą 40% ir padidino tikrų skubių atvejų atsakymo laiką.
Technologiniai filtrai – tegul robotai atlieka nuobodų darbą
Jei vis dar rankiniu būdu rūšiuojate el. laiškus ir pranešimus, prarandate bent valandą per dieną. Šiuolaikiniai įrankiai gali tai padaryti už jus, ir dažniausiai geriau.
El. pašto filtrai ir taisyklės – pradėkite nuo paprasto. Gmail ar Outlook leidžia sukurti automatines taisykles, kurios rūšiuoja laiškus pagal siuntėją, temą ar raktažodžius. Pavyzdžiui, visi laiškai iš jūsų tiesioginio vadovo automatiškai pažymimi kaip svarbūs ir lieka inbox viršuje. Laiškai su „FYI” temos pradžioje eina į atskirą aplanką, kurį peržiūrite savaitės pabaigoje.
RSS skaitytuvai ir naujienų agregatai – vietoj to, kad lankytumėte 20 skirtingų svetainių, naudokite Feedly ar Inoreader. Sukonfigūruokite juos taip, kad svarbiausios temos būtų viršuje, o mažiau aktualios – apačioje. Galite net nustatyti raktažodžių filtrus, kurie išryškins tikrai svarbius straipsnius.
Slack ir Teams automatizacija – naudokite botus ir integracijų galimybes. Pavyzdžiui, Zapier gali automatiškai perkelti tam tikrus el. laiškus į atitinkamus Slack kanalus, arba sukurti užduotis projektų valdymo įrankyje, kai gaunate konkretaus tipo pranešimą.
Vienas klientas įdiegė automatinę sistemą, kuri analizuoja visus įeinančius klientų atsiliepimus ir automatiškai nustato prioritetus pagal sentimento analizę ir naudojamus raktažodžius. Tai sumažino atsakymo laiką į kritinius atvejus nuo 4 valandų iki 30 minučių.
Žmogiškasis faktorius – mokykite komandą mąstyti filtruotai
Geriausi įrankiai nepadės, jei žmonės nemoka jais naudotis arba patys kuria informacinį chaosą. Kultūros keitimas yra sunkiausias, bet ir svarbiausias žingsnis.
Pradėkite nuo komunikacijos etiketo kūrimo. Tai ne biurokratija – tai sutarimas, kaip bendraujame efektyviai. Pavyzdžiui: el. laiško temos eilutė turi būti konkreti ir informatyvi („Projektas X: reikia sprendimo dėl biudžeto iki penktadienio” vietoj „Klausimas”). Naudokite aiškius veiksmo žodžius: „Veiksmas reikalingas”, „FYI”, „Skubu”, „Galima atidėti”.
Susitikimų higiena – kiekvienas susitikimas turi turėti aiškią darbotvarkę, išsiųstą iš anksto. Jei galite perduoti informaciją el. laišku ar trumpu vaizdo įrašu – darykite tai. Susitikimai turėtų būti diskusijoms ir sprendimams, ne informacijos transliavimui.
Įveskite „tyliosios valandos” koncepciją. Tam tikru dienos metu (pavyzdžiui, 9-11 val. rytais) žmonės gali išjungti pranešimus ir sutelkti dėmesį į gilų darbą. Tai nereiškia, kad jie nepasiekiami kritiniais atvejais – tik kad nereaguoja į kiekvieną Slack žinutę akimirksniu.
Viena technologijų įmonė įvedė „vieno kanalo” taisyklę: kiekviena diskusija vyksta tik viename kanale. Jei pradėjote aptarinėti projektą Slack’e, nepersikėlinėkite į el. paštą, paskui į Teams, o tada dar į komentarus Google Docs. Tai sumažino laiko švaistymo ieškant informacijos 60%.
Prioritetų nustatymo matrica – ne viskas skubu, kas taip atrodo
Eisenhowerio matrica nėra nauja, bet nedaugelis organizacijų ją taiko sistemingai. Tai paprastas būdas atskirti svarbų nuo skubaus.
Sukurkite vizualią sistemą, kurią visi komandoje supranta. Svarbu ir skubu – darome nedelsiant. Svarbu, bet ne skubu – planuojame ir skiriame kokybišką laiką. Ne svarbu, bet skubu – delegiojame arba automatizuojame. Ne svarbu ir ne skubu – tiesiog nedarome.
Praktiškai tai gali atrodyti taip: projektų valdymo įrankyje (Asana, Monday, Jira) naudokite spalvų kodavimą arba etiketes, atitinkančias šias kategorijas. Kiekviena nauja užduotis automatiškai klausia: „Ar tai svarbu? Ar tai skubu?” ir pagal atsakymus priskiria kategoriją.
Bet štai ko daugelis nesupranta: kontekstas keičia prioritetus. Tai, kas svarbu pardavimų skyriui, gali būti visiškai nesvarbu IT komandai. Todėl kiekvienas skyrius turėtų turėti savo prioritetų kriterijus, bet su bendra kalba, kaip tie prioritetai komunikuojami kitiems.
Viena konsultacijų firma įvedė „prioriteto pasą” – jei norite, kad kažkas būtų padaryta skubiai, turite paaiškinti, kodėl tai svarbu verslo tikslams, o ne tik jums asmeniškai. Tai sumažino „netikrų skubių” užduočių skaičių 70%.
Centralizuota žinių bazė – viena tiesos vieta
Viena didžiausių informacijos valdymo problemų – kai ta pati informacija yra dešimtyje vietų, ir niekada nežinai, kuri versija teisinga. Sprendimas? Viena centralizuota žinių bazė.
Tai gali būti Confluence, Notion, SharePoint ar net gerai organizuotas Google Drive. Svarbu ne įrankis, o principas: kiekviena svarbi informacija turi vieną oficialų šaltinį.
Sukurkite aiškią struktūrą: procesų dokumentacija, projektų archyvai, politikos ir procedūros, dažnai užduodami klausimai. Kiekviena sekcija turi turėti atsakingą žmogų, kuris užtikrina, kad informacija būtų aktuali.
Bet štai raktas: padarykite tai lengvai prieinamą ir ieškojimui draugišką. Jei žmonėms lengviau paklausti kolegos, nei rasti dokumentą, jūsų žinių bazė nevykusi. Naudokite aiškius pavadinimus, raktažodžius, ir reguliariai testuokite, ar žmonės randa tai, ko ieško.
Viena e-komercijos įmonė įvedė taisyklę: jei tas pats klausimas užduodamas daugiau nei tris kartus, atsakymas turi būti dokumentuotas žinių bazėje. Per šešis mėnesius tai sumažino pasikartojančių klausimų skaičių 80% ir išlaisvino vadovų laiką strateginiam darbui.
Analitika ir nuolatinis tobulinimas – matuokite, kas veikia
Negalite valdyti to, ko nematuojate. Informacijos srautų valdymas nėra „nustatyk ir pamiršk” projektas – tai nuolatinis procesas.
Stebėkite šiuos rodiklius: vidutinis atsakymo laikas į skirtingų prioritetų pranešimus, laikas, praleistas ieškant informacijos, susitikimų skaičius ir trukmė, el. laiškų kiekis vienam darbuotojui. Bet svarbiausia – klausykite savo komandos.
Kas ketvirtį darykite trumpą apklausą: Ar žmonės jaučiasi užtvindyti informacijos? Ar jie žino, kur rasti tai, ko reikia? Ar komunikacijos kanalai veikia efektyviai? Ar prioritetai aiškūs?
Naudokite šiuos duomenis, kad koreguotumėte sistemas. Galbūt pastebėsite, kad tam tikras Slack kanalas tapo triukšmo šaltiniu ir reikia jį pertvarkyti. Arba kad tam tikro tipo el. laiškai visada ignoruojami, todėl reikia keisti komunikacijos būdą.
Viena finansų įmonė įvedė „informacijos audito” praktiką – kas mėnesį skirtinga komanda peržiūri visus komunikacijos kanalus ir identifikuoja, kas veikia, o kas ne. Tai padėjo jiems nuolat optimizuoti procesus ir išlaikyti informacijos srautus valdomus net augant organizacijai.
Kai viskas susideda į vietą – ramybė ir produktyvumas
Žinote, kas nutinka, kai informacijos srautai valdomi efektyviai? Žmonės nustoja jausti nuolatinį stresą. Jie žino, kas svarbu, kas gali palaukti, ir kur rasti tai, ko reikia. Susitikimai tampa trumpesni ir produktyvesni. El. pašto dėžutė nebesukelia panikos priepuolių.
Tai nėra utopija – tai realus rezultatas, kurį mačiau dešimtyse organizacijų, kurios rimtai ėmėsi šio klausimo. Pradėkite nuo mažų žingsnių: įveskite informacijos triažo sistemą, sukurkite kelis automatinius filtrus, susitarkite dėl komunikacijos etiketo. Neieškokite tobulo sprendimo iš karto – ieškokite nuolatinio tobulinimo.
Prisiminkite: tikslas nėra apdoroti daugiau informacijos greičiau. Tikslas – apdoroti teisingą informaciją tinkamu laiku. Kokybė, ne kiekybė. Aiškumas, ne chaosas.
Jūsų komanda nusipelno dirbti aplinkoje, kur informacija tarnauja jiems, o ne jie informacijai. Kur galima sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu, o ne nuolat gesinti gaisrus ir ieškoti adatos šieno kupetoje. Pradėkite šiandien – rytoj jūsų komanda jums padėkos.