Informacijos chaosas – kasdienybė daugelyje organizacijų
Prisimenu vieną įmonę, kurioje teko konsultuoti prieš kelerius metus. Darbuotojai gaudavo svarbius pranešimus elektroniniu paštu, „Slack” žinutes, SMS, o kartais ir telefono skambučius. Vienas projekto vadovas man prisipažino, kad per dieną praleidžia apie dvi valandas tik tam, kad išsiaiškintų, kokia informacija yra aktuali, o kokia jau pasenusi. Skamba pažįstamai?
Šiuolaikinėse organizacijose informacijos srautai primena chaotišką upę potvynio metu – visa teka, bet niekas nežino tiksliai, kur ir kodėl. Elektroniniai laiškai paskęsta dešimtyse gijų, svarbūs pranešimai prarandami tarp kasdienių pokalbių, o naujienos pasiekia darbuotojus per įvairius kanalus skirtingu laiku. Rezultatas? Sumažėjęs produktyvumas, praleista svarbi informacija ir nuolatinis streso jausmas.
Bet problema nėra pačioje informacijoje – problema yra jos valdymo būduose. Arba tiksliau – jų nebuvime. Daugelis organizacijų vis dar pasikliauja improvizacija, tikėdamosi, kad „kažkaip” informacija pasieks tuos, kam jos reikia. Toks požiūris XXI amžiuje tiesiog nebepasiteisina.
Kodėl tradiciniai komunikacijos būdai nebepakanka
Elektroninis paštas – puikus įrankis, bet ne visam. Jis buvo sukurtas asmeninei komunikacijai, ne masiniam informacijos skleidimui organizacijoje. Kai įmonėje dirba 50 ar daugiau žmonių, el. paštas tampa informacijos juodąja skyle. Žinutės paskęsta, svarbūs pranešimai lieka neperskaityti, o ieškoti seną informaciją tampa tikru galvos skausmu.
„Slack”, „Microsoft Teams” ir panašios platformos išsprendė kai kurias problemas, bet sukūrė naujas. Nuolatiniai pranešimai blaško dėmesį, pokalbiai išsišakoja į dešimtis kanalų, o naujas darbuotojas, prisijungęs prie komandos, neturi prieigos prie ankstesnės konteksto informacijos. Be to, šios platformos dažnai tampa dar vienu triukšmo šaltiniu, o ne struktūruotos informacijos centru.
Tradiciniai intraneto sprendimai? Dažniausiai tai statiškai puslapiai, kuriuos darbuotojai aplanko vieną kartą per metus, kai reikia rasti telefono numerį ar atostogų politiką. Jie neturi dinamiškumo, nėra pritaikyti mobiliai prieigai ir paprasčiausiai neužtikrina, kad informacija pasiektų adresatus.
Ką reiškia efektyvus informacijos valdymas
Efektyvus informacijos valdymas organizacijoje – tai ne tik technologijos, bet visapusiška sistema, kuri užtikrina, kad teisinga informacija pasiekia teisingus žmones tinkamu laiku. Skamba paprasta, bet įgyvendinti tai reikalauja apgalvoto požiūrio.
Pirma, reikia aiškiai atskirti informacijos tipus. Yra skubūs pranešimai, kuriuos visi turi matyti nedelsiant (pavyzdžiui, informacija apie serverio gedimą ar neplanuotą ofiso uždarymą). Yra reguliarios naujienos – įmonės pasiekimai, nauji projektai, komandos pokyčiai. Yra žinių bazė – informacija, kuri niekur nedingsta ir visada prieinama (procedūros, instrukcijos, dokumentacija). Ir yra kasdienė komunikacija – pokalbiai, klausimai, diskusijos.
Kiekvienas iš šių informacijos tipų reikalauja skirtingo požiūrio ir skirtingų įrankių. Bandymas viską sugrūsti į vieną kanalą – tai kelias į chaosą. Tuo pačiu metu, turėti per daug skirtingų sistemų taip pat neveikia – darbuotojai paprasčiausiai nebesupranta, kur ko ieškoti.
Antra, informacija turi būti lengvai randama. Tai reiškia gerą paiešką, aiškią struktūrą, kategorijas ir žymes. Jei darbuotojas negali per minutę rasti reikiamos informacijos, sistema neveikia.
Trečia, sistema turi būti prieinama ten, kur žmonės dirba. Jei jūsų darbuotojai didelę dienos dalį praleidžia ne prie kompiuterių, o sandėlyje ar gamyboje, jiems reikia mobilios prieigos. Jei dirba nuotoliniu būdu – lengvos prieigos iš namų.
Praktiniai įrankiai naujienų sistemai sukurti
Pradėkime nuo naujienų – reguliarių pranešimų apie tai, kas vyksta organizacijoje. Čia galima rinktis iš kelių krypčių, priklausomai nuo organizacijos dydžio ir poreikių.
Mažesnėms organizacijoms (iki 100 darbuotojų) puikiai gali pasitarnauti tinkamai sukonfigūruotas „WordPress” ar panašus turinio valdymo įrankis. Taip, tas pats „WordPress”, kurį naudoja milijonai tinklaraščių. Kodėl jis veikia? Nes yra paprastas, lankstus ir daugelis žmonių jau žino, kaip jį naudoti. Galite sukurti vidinį portalą, kur skelbiamos naujienos, ir darbuotojai gali užsiprenumeruoti atnaujinimus el. paštu arba RSS srautu.
Praktinis patarimas: jei renkitės „WordPress”, įdiekite papildinį „BuddyPress” arba „PeepSo” – jie prideda socialinio tinklo funkcionalumą, leidžia darbuotojams komentuoti, dalintis ir bendrauti. Taip naujienos tampa ne vienpusiu komunikacijos kanalu, bet interaktyvia platforma.
Vidutinėms ir didelėms organizacijoms verta pažvelgti į specializuotus sprendimus kaip „Staffbase”, „Workvivo” ar „Simpplr”. Šios platformos sukurtos būtent vidaus komunikacijai ir siūlo funkcijas, kurių nerasite įprastose turinio valdymo sistemose: tikslinį pranešimų siuntimą (pagal departamentus, lokacijas, roles), analitikos įrankius (kas skaito, kas ignoruoja), mobilias aplikacijas ir integracijas su kitomis sistemomis.
Viena organizacija, su kuria dirbau, įdiegė „Staffbase” ir per tris mėnesius pastebėjo dramatišką pokytį. Anksčiau tik 30% darbuotojų skaitydavo įmonės naujienas, nes jos būdavo siunčiamos el. paštu ir paskęsdavo tarp kitų žinučių. Su nauja sistema, kur naujienos buvo prieinamos mobilioje aplikacijoje su push pranešimais, skaitymo rodiklis išaugo iki 78%. Bet svarbiausia – darbuotojai pradėjo jaustis labiau įtraukti į įmonės gyvenimą.
Dar viena galimybė – „Microsoft 365″ ekosistemos naudojimas. Jei jau naudojate „Microsoft” produktus, „SharePoint” su „Viva Connections” gali tapti puikiu naujienų centru. Privalumas – tai jau integruota su jūsų esama infrastruktūra. Trūkumas – reikia laiko ir žinių tinkamai sukonfigūruoti.
Pranešimų sistema – kaip užtikrinti, kad niekas nepraleistų svarbios informacijos
Naujienos ir pranešimai – ne tas pats dalykas. Naujienos yra informacinės, pranešimai – veiksminiai. Pranešimas reikalauja dėmesio dabar, ne tada, kai darbuotojas turės laiko.
Čia reikia daugiakanalio požiūrio. Vienas kanalas niekada neužtikrins 100% pasiekiamumo. Žmonės dirba skirtingai, yra skirtingose vietose, naudoja skirtingus įrenginius. Efektyvi pranešimų sistema naudoja kelis kanalus strategiškai.
Pavyzdžiui, skubiam pranešimui apie sistemų gedimą galite naudoti: push pranešimą mobilioje aplikacijoje, SMS žinutę, pranešimą „Slack” ar „Teams” ir el. laišką. Taip užtikrinate, kad žinutė pasieks žmones, kad ir kur jie būtų.
Praktiškai tai galima įgyvendinti naudojant platformas kaip „Alertmedia”, „OnSolve” ar „Everbridge”. Jos sukurtos būtent kritinių pranešimų valdymui ir leidžia siųsti žinutes per kelis kanalus vienu metu, sekti, kas gavo ir perskaitė pranešimą, ir net gauti patvirtinimus.
Bet dėmesio – ne kiekvienas pranešimas turi būti skubus. Viena didžiausių klaidų, kurią matau organizacijose, yra „pranešimų infliacija”. Kai viskas tampa skubiu, niekas nėra skubu. Darbuotojai tiesiog pradeda ignoruoti pranešimus, nes jų per daug.
Sukurkite aiškią pranešimų hierarchiją. Pavyzdžiui:
– Kritiniai pranešimai (raudona): tik tikros krizės – saugumas, sistemos gedimai, neplanuoti įvykiai. Siunčiami per visus kanalus.
– Svarbūs pranešimai (oranžinė): informacija, kurią reikia žinoti šiandien – susitikimai, terminai, svarbūs pokyčiai. Siunčiami per 2-3 kanalus.
– Informaciniai pranešimai (geltona): naudinga informacija, bet ne skubi. Pakanka vieno kanalo.
Ir labai svarbu – apmokyti darbuotojus suprasti šią sistemą. Jei žmonės žino, kad raudonas pranešimas tikrai reiškia kažką svarbaus, jie į jį reaguos.
Žinių bazė – organizacijos atmintis
Kiekviena organizacija kaupia žinias. Problema ta, kad dažniausiai jos yra išsisklaidžiusios – vieno žmogaus galvoje, kito kompiuteryje, trečio užrašuose. Kai tas žmogus išeina atostogų ar palieka įmonę, žinios išeina kartu.
Žinių bazė – tai ne prabanga, o būtinybė. Tai vieta, kur saugoma visa svarbi informacija: procedūros, instrukcijos, atsakymai į dažniausius klausimus, geriausios praktikos, projektų dokumentacija.
Paprasčiausias būdas pradėti – „Notion”. Tai lankstus įrankis, kuris gali būti ir dokumentų saugykla, ir wiki, ir projektų valdymo sistema. Jis intuityvus, gražiai atrodo ir leidžia lengvai struktūruoti informaciją. Daugelis startuolių ir mažų įmonių naudoja „Notion” kaip pagrindinę žinių bazę.
Alternatyva – „Confluence” (ypač jei jau naudojate „Jira”), „Document360″ ar „Guru”. Šie įrankiai siūlo pažangesnes funkcijas: versijų kontrolę, galimybę kurti sudėtingas hierarchijas, galingas paieškos galimybes.
Bet technologija – tik pusė sprendimo. Kita pusė – kultūra. Žinių bazė veikia tik tada, kai žmonės ja naudojasi ir ją papildo. Tai reikalauja:
Pirma, aiškių atsakomybių. Kas atsakingas už kiekvienos srities dokumentaciją? Kas tikrina, ar informacija aktuali?
Antra, paprastumo. Jei dokumentacijos kūrimas yra sudėtingas, žmonės to nedarys. Sistema turi būti tokia paprasta, kad bet kuris darbuotojas galėtų per kelias minutes sukurti naują straipsnį.
Trečia, paskatų. Kodėl darbuotojai turėtų skirti laiko dokumentacijai? Galbūt tai turėtų būti dalis jų veiklos vertinimo? Arba galite pripažinti ir apdovanoti tuos, kurie aktyviai prisideda prie žinių bazės?
Viena IT įmonė, su kuria bendradarbiavau, įvedė taisyklę: kiekvieną kartą, kai kas nors užduoda klausimą, į kurį nėra atsakymo žinių bazėje, atsakymas turi būti ten pridėtas. Per metus jų žinių bazė išaugo nuo 50 iki 500+ straipsnių, ir naujų darbuotojų įdarbinimo laikas sutrumpėjo perpus.
Integracija ir automatizacija – kaip viskas veikia kartu
Geriausios sistemos yra tos, kurios dirba tyliai fone, nereikalaudamos nuolatinio dėmesio. Čia į žaidimą įsijungia integracija ir automatizacija.
Pavyzdžiui, kai jūsų HR sistema registruoja naują darbuotoją, automatiškai galite:
– Sukurti jam paskyrą žinių bazėje
– Pridėti jį prie atitinkamų naujienų grupių
– Išsiųsti pasisveikinimo žinutę su nuorodomis į svarbią informaciją
– Pranešti jo vadovui ir komandai
Arba kai projekto vadovas pažymi projektą kaip užbaigtą, sistema gali automatiškai:
– Paskelbti naujieną apie projekto užbaigimą
– Išsiųsti pranešimą visiems suinteresuotiems
– Sukurti užduotį dokumentacijai sukurti
– Perkelti projekto failus į archyvą
Visa tai įmanoma naudojant įrankius kaip „Zapier”, „Make” (buvęs „Integromat”) ar „Power Automate”. Jie leidžia sujungti skirtingas sistemas be programavimo žinių.
Praktinis pavyzdys: viena marketingo agentūra naudojo „Zapier” sujungti savo projektų valdymo sistemą („Asana”), naujienų platformą („Notion”) ir komunikacijos įrankį („Slack”). Kai projektas pasiekdavo tam tikrą etapą, automatiškai būdavo skelbiama naujiena „Notion”, siunčiamas pranešimas atitinkamame „Slack” kanale ir sukuriamos sekančios užduotys „Asana”. Tai sutaupė apie 10 valandų per savaitę, kurios anksčiau būdavo praleidžiamos rankiniam informacijos perkėlimui.
Bet atsargiai su automatizacija – per daug automatinių pranešimų gali tapti triukšmu. Automatizuokite tik tai, kas tikrai prideda vertę, ne viską, kas techniškai įmanoma.
Mobilumas – informacija ten, kur žmonės
Pasaulis pasikeitė. Daugelis darbuotojų nebedirba tik prie darbalaukio kompiuterio. Jie dirba iš namų, keliauja, dirba gamyboje ar lauke. Jei jūsų informacijos sistema nėra mobili, ji nepasiekia didelės dalies jūsų žmonių.
Mobilumas nereiškia tik „responsive” dizaino, kai svetainė prisitaiko prie mažesnio ekrano. Tai reiškia tikrą mobilią patirtį: greitą prieigą, offline režimą, push pranešimus, paprastą navigaciją viena ranka.
Dauguma šiuolaikinių platformų siūlo mobiles aplikacijas. Bet jei kuriate savo sprendimą, apsvarstykite progresyvias web aplikacijas (PWA). Jos veikia kaip įprastos svetainės, bet gali būti įdiegtos į telefoną, siųsti pranešimus ir veikti offline. Tai pigesnė alternatyva nei natyvių aplikacijų kūrimas.
Viena logistikos įmonė, kuri įdiegė mobilią naujienų ir pranešimų sistemą savo sandėlio darbuotojams, pastebėjo ne tik geresnę komunikaciją, bet ir padidėjusį darbuotojų pasitenkinimą. Žmonės jautėsi labiau įtraukti į įmonės gyvenimą, nors fiziškai buvo nutolę nuo biurų.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Efektyvi informacijos valdymo sistema nėra vienas įrankis ar viena platforma. Tai ekosistema, kuri apima kelis komponentus, veikiančius kartu. Bet ji nebūtinai turi būti sudėtinga ar brangi.
Pradėkite nuo to, kas jums labiausiai skaudu. Jei didžiausia problema – darbuotojai nejaučia, kas vyksta įmonėje, pradėkite nuo naujienų platformos. Jei žmonės nuolat klausia tų pačių klausimų, pradėkite nuo žinių bazės. Jei kritinė informacija nepasiekia žmonių laiku, sutelkite dėmesį į pranešimų sistemą.
Ir nepamirškite – sistema yra tik įrankis. Ji veikia tik tada, kai žmonės ja naudojasi. O žmonės ja naudosis tik tada, kai ji tikrai palengvina jų gyvenimą, o ne apsunkina jį dar viena sistema, kurią reikia tikrinti.
Geriausia sistema yra ta, kuri tampa natūralia darbo dalimi. Kai darbuotojas automatiškai žino, kur ieškoti informacijos, kai naujienos pasiekia jį ten, kur jis dirba, kai pranešimai tikrai praneša apie svarbius dalykus – tada žinote, kad pavyko. Ir tada organizacija tampa ne informacijos chaoso auka, bet efektyviai veikiančiu organizmu, kur informacija teka lygiai taip, kaip turi.