Informacijos tvanas šiuolaikinėje organizacijoje
Kiekvieną rytą atsisėdę prie kompiuterio, daugelis vadovų ir darbuotojų susiduria su ta pačia problema – el. pašto dėžutė perpildyta, pranešimų srautas nenutrūkstamas, o tikrai svarbios žinios dažnai paskęsta triukšme. Viena mano pažįstama komunikacijos vadovė prisipažino, kad kartą praleido visą dieną tiesiog skaitydama el. laiškus ir taip ir nesugebėjo atlikti nė vieno iš suplanuotų darbų. Tai ne išimtis – tai realybė, su kuria susiduria dauguma organizacijų.
Informacijos valdymas tapo ne mažiau svarbiu įgūdžiu nei strateginis planavimas ar finansų valdymas. Tačiau dažnai organizacijos į šį klausimą žiūri paviršutiniškai, tikėdamosi, kad darbuotojai patys kaip nors susitvarko. Realybė kitokia – be aiškios sistemos ir įrankių informacijos chaosas tik auga, o kartu didėja ir darbuotojų stresas.
Kodėl tradiciniai metodai nebepasiteisina
Prieš dešimtmetį pakako reguliarių susirinkimų, el. pašto ir kartais telefono skambučio. Šiandien organizacijos veikia visiškai kitoje aplinkoje. Nuotolinės komandos, skirtingos laiko juostos, daugybė komunikacijos kanalų – nuo Slack iki Microsoft Teams, nuo WhatsApp iki specialių projektų valdymo platformų. Kiekvienas kanalas generuoja savo informacijos srautą, o darbuotojai priversti nuolat perjunginėti dėmesį tarp jų.
Viena įmonė, su kuria teko dirbti, turėjo net devynis skirtingus komunikacijos kanalus. Darbuotojai nežinojo, kur ieškoti informacijos – ar ji buvo išsiųsta el. paštu, įkelta į bendrą diską, paskelbta vidinėje svetainėje, ar aptarta kokioje nors pokalbių grupėje. Tai ne tik švaistė laiką, bet ir kėlė įtampą komandose, nes žmonės nuolat praleisdavo svarbius pranešimus.
Tradicinis požiūris „persiųsiu visiems, kas gali būti susiję” tik pablogina situaciją. Informacijos perteklius yra lygiai toks pat problemiškas kaip ir jos trūkumas. Žmonės pradeda ignoruoti pranešimus, nes jų tiesiog per daug, o tai reiškia, kad net iš tiesų svarbios žinutės lieka nepastebėtos.
Naujienų rinkimo architektūra: nuo chaoso link sistemos
Pirmasis žingsnis valdant informacijos srautus – sukurti aiškią naujienų rinkimo sistemą. Tai nereiškia, kad reikia samdyti specialų žmogų, kuris visą dieną naršys internetą. Tai reiškia, kad reikia apgalvotai pasirinkti šaltinius ir sukurti mechanizmus, kaip informacija pateks į organizaciją.
Pradėkite nuo to, kad nustatykite, kokios informacijos jūsų organizacijai iš tiesų reikia. Viena gamybos įmonė, pavyzdžiui, nustatė, kad jiems būtina sekti tris pagrindinius dalykus: pramonės naujienas, konkurentų veiklą ir technologines inovacijas jų srityje. Vietoj to, kad kiekvienas darbuotojas individualiai ieškotų šios informacijos, jie sukūrė centralizuotą sistemą.
RSS srautai, nors ir gali atrodyti kaip pasenusi technologija, vis dar yra vienas efektyviausių būdų rinkti informaciją iš įvairių šaltinių. Įrankiai kaip Feedly ar Inoreader leidžia sukurti pritaikytus naujienų srautus, kuriuos galima filtruoti pagal raktinius žodžius, šaltinius ar temas. Viena marketingo agentūra, su kuria konsultavausi, naudoja Feedly ir yra sukūrusi atskirus srautus kiekvienam klientui – taip jie gali stebėti pramonės naujienas, konkurentų aktyvumą ir rinkos tendencijas, nešvaistydami laiko rankiniam paieškai.
Google Alerts – paprastas, bet nepaprastai naudingas įrankis. Nustatykite įspėjimus pagal jūsų įmonės pavadinimą, konkurentų pavadinimus, svarbiausius raktinius žodžius. Viena PR agentūra taip stebi savo klientų paminėjimus žiniasklaidoje ir gali greitai reaguoti tiek į teigiamus, tiek į neigiamus komentarus.
Socialinių tinklų klausymo įrankiai, tokie kaip Hootsuite, Mention ar Brandwatch, leidžia stebėti, kas kalbama apie jūsų organizaciją, produktus ar pramonę socialiniuose tinkluose. Tai ypač svarbu organizacijoms, kurios dirba su galutiniais vartotojais. Viena mažmeninės prekybos įmonė aptiko kylančią krizę būtent per tokį įrankį – klientai socialiniuose tinkluose pradėjo skųstis produkto kokybe, ir įmonė galėjo reaguoti dar prieš tai tapus platesne problema.
Filtravimo menas: kaip atskirti grūdus nuo pelų
Surinkti informaciją – tai tik pusė mūšio. Kita pusė – ją išfiltruoti ir atrinkti tai, kas tikrai svarbu. Čia daugelis organizacijų suklysta, nes bando perduoti visą surinktą informaciją visiems darbuotojams. Rezultatas – informacijos perteklius ir darbuotojų perdegimas.
Efektyvus filtravimas prasideda nuo aiškių kriterijų nustatymo. Kas jūsų organizacijai yra svarbu? Viena technologijų startuolis sukūrė paprastą sistemą: informacija skirstoma į tris kategorijas – „būtina žinoti dabar”, „naudinga žinoti šią savaitę” ir „įdomu, bet ne skubu”. Pirmosios kategorijos informacija perduodama nedelsiant, antrosios – įtraukiama į savaitinį apžvalgą, trečiosios – į mėnesinį biuletenį.
Automatizuoti filtrai gali sutaupyti neįtikėtinai daug laiko. Daugelis el. pašto klientų ir naujienų agregatoriaus leidžia nustatyti taisykles, pagal kurias informacija automatiškai rūšiuojama. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad visi el. laiškai su tam tikrais raktiniais žodžiais automatiškai patektų į specialų aplanką arba būtų pažymėti kaip prioritetiniai.
Tačiau automatizacija negali visiškai pakeisti žmogaus sprendimo. Viena finansų įmonė išmoko šį pamoką sunkiu būdu – jų automatinė sistema praleido svarbią naujieną apie reguliavimo pokyčius, nes ji nenaudojo tiksliai tų raktinių žodžių, kuriuos sistema ieškojo. Todėl geriausia praktika – derinti automatizuotą filtravimą su periodiniu žmogiškuoju peržiūrėjimu.
Sukurkite redakcinę komandą arba paskirkite atsakingą asmenį, kuris reguliariai peržiūrės surinktą informaciją ir priims sprendimus, kas verta tolesnės sklaidos. Tai neturi būti viso etato darbas – daugeliui organizacijų pakanka kelių valandų per savaitę. Svarbu, kad šis asmuo suprastų organizacijos prioritetus ir galėtų įvertinti informacijos svarbą.
Sklaidos strategija: teisinga informacija teisingam žmogui tinkamu laiku
Net ir puikiai surinkta bei išfiltruota informacija neturi vertės, jei ji nepasiekia tų žmonių, kuriems jos reikia. Sklaidos strategija turi būti ne mažiau apgalvota nei rinkimo ir filtravimo procesai.
Pirmiausia, atsisakykite minties, kad visa informacija turi pasiekti visus. Tai ne tik neefektyvu, bet ir kontraproduktyviu. Viena konsultacijų įmonė sukūrė skirtingus informacijos lygius: strateginė informacija vadovams, operatyvi informacija projektų vadovams, techninė informacija specialistams. Kiekviena grupė gauna tik jai aktualią informaciją.
Pasirinkite tinkamus kanalus skirtingoms informacijos rūšims. Skubiai ir kritinei informacijai – tiesioginiai pranešimai ar skambučiai. Svarbiai, bet ne skubiai informacijai – el. paštas ar vidinė komunikacijos platforma. Bendrai informacijai ir naujienom – vidinė svetainė, biuletenis ar bendras susirinkimas.
Viena įmonė, su kuria dirbau, įvedė „informacijos valandą” – kartą per savaitę vykstantį pusvalandį, per kurį vadovybė dalijasi svarbiomis naujienomis ir atnaujinimais. Tai tapo ne tik informacijos sklaidos kanalu, bet ir komandos susitelkimo momentu. Darbuotojai žinojo, kad šiuo metu jie gaus visą jiems reikalingą informaciją, todėl nebebuvo nuolatinio nerimo, kad gali kažką praleisti.
Sukurkite vidinį naujienų centrą – tai gali būti intranet puslapis, SharePoint svetainė ar net paprasta bendro naudojimo dokumentų sistema. Svarbu, kad būtų viena vieta, kur darbuotojai gali rasti archyvuotą informaciją, kai jos prireikia. Viena organizacija naudoja Notion platformą kaip centrinę informacijos saugyklą – ten yra ir naujienų archyvas, ir procedūrų aprašymai, ir dažnai užduodami klausimai.
Įrankiai, kurie iš tiesų veikia
Teorija be praktikos – tuščias dalykas. Todėl čia keletas konkrečių įrankių, kurie yra išbandyti ir veikia realių organizacijų aplinkoje.
**Naujienų rinkimui:**
Feedly Pro – vienas geriausių RSS srautų agregatoriaus, leidžiantis sekti šimtus šaltinių viename lange. Ypač naudinga AI paremta filtravimo funkcija, kuri mokosi iš jūsų elgesio ir pradeda automatiškai išryškinti svarbiausias naujienas. Viena technologijų įmonė naudoja jį sekti pramonės tinklaraščius, naujienų svetaines ir net konkurentų naujienas.
Pocket – puikus įrankis išsaugoti straipsnius vėlesniam skaitymui. Galite greitai išsaugoti įdomią medžiagą ir sugrįžti prie jos, kai turėsite laiko. Kai kurios organizacijos skatina darbuotojus naudoti Pocket ir dalintis savo išsaugotomis nuorodomis su komanda.
Talkwalker Alerts – nemokama alternatyva Google Alerts, dažnai pateikianti išsamesnius rezultatus. Ypač naudinga stebint tarptautinius šaltinius.
**Filtravimui ir organizavimui:**
Zapier ar Make (buvęs Integromat) – automatizavimo platformos, leidžiančios sujungti skirtingus įrankius ir sukurti automatizuotus darbo srautus. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad visos naujienos su tam tikrais raktiniais žodžiais automatiškai patektų į Slack kanalą arba būtų išsaugomos Google Sheets lentelėje.
Notion ar Coda – universalios darbo erdvės, kuriose galite kurti duomenų bazes, dokumentus ir darbo srautus. Viena įmonė sukūrė Notion puslapį, kur automatiškai kaupiamos visos svarbios naujienos, o darbuotojai gali jas komentuoti ir žymėti kaip perskaitytas.
Slack ar Microsoft Teams su tinkamais integracijos – ne tik komunikacijos įrankiai, bet ir informacijos sklaidos centrai. Sukurkite specialius kanalus skirtingoms informacijos rūšims – #industry-news, #competitor-updates, #company-announcements.
**Sklaidai:**
Mailchimp ar Sendinblue – ne tik išoriniams, bet ir vidiniams biuleteniams. Viena organizacija siunčia savaitinį vidinį biuletenį su svarbiausiais įvykiais, pasiekimais ir ateinančios savaitės prioritetais. Atidarymo rodiklis – per 80%, nes darbuotojai žino, kad ten rasite tik tikrai svarbią informaciją.
Loom – video pranešimų įrankis, leidžiantis greitai įrašyti ekrano įrašą su komentarais. Puikus būdas paaiškinti sudėtingas koncepcijas ar pasidalinti informacija, kuri geriau perteikiama vaizdu nei tekstu.
Confluence ar SharePoint – žinių valdymo sistemos, idealios kuriant centrinę informacijos saugyklą. Viena įmonė naudoja Confluence kaip „organizacijos atmintį” – ten dokumentuojama visa svarbi informacija, sprendimai, procedūros.
Kaip įdiegti sistemą nepaskandinant organizacijos
Geriausias būdas žlugti – bandyti pakeisti viską iš karto. Informacijos valdymo sistemos diegimas turi būti laipsniškas ir apgalvotas.
Pradėkite nuo pilotinio projekto. Pasirinkite vieną komandą ar departamentą ir išbandykite sistemą su jais. Viena organizacija pradėjo nuo marketingo komandos – jie pirmieji pradėjo naudoti naują naujienų rinkimo ir sklaidos sistemą. Per tris mėnesius jie pamatė tokius gerus rezultatus, kad kitos komandos pačios pradėjo prašyti įtraukti jas į sistemą.
Investuokite į mokymą. Net geriausi įrankiai nenaudingi, jei žmonės nemoka jų naudoti arba nesupranta, kodėl jie svarbūs. Organizuokite trumpus mokymus, sukurkite paprastus vadovus, paskirkite „ambasadorius”, kurie galėtų padėti kolegoms.
Klausykite grįžtamojo ryšio ir būkite pasiruošę koreguoti. Pirmoji jūsų sistemos versija greičiausiai nebus tobula – ir tai normalu. Reguliariai rinkite darbuotojų atsiliepimus ir būkite pasiruošę keisti tai, kas neveikia. Viena įmonė kas mėnesį organizuoja trumpą apklausą apie informacijos valdymo sistemą ir pagal gautus atsakymus daro pakeitimus.
Nustatykite aiškias taisykles ir lūkesčius. Darbuotojai turi žinoti, kokios informacijos tikėtis, kada jos tikėtis ir ką su ja daryti. Viena organizacija sukūrė „informacijos chartą” – dokumentą, kuriame aprašyta, kokie informacijos srautai egzistuoja organizacijoje, kas už juos atsakingas ir kaip darbuotojai turėtų su jais sąveikauti.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Per daugelį metų stebėdamas organizacijas, kurios bando susitvarkyti su informacijos srautais, pastebėjau kelias kartojančias klaidas.
Pirmoji ir dažniausia – per daug įrankių. Viena įmonė naudojo 12 skirtingų įrankių informacijos valdymui. Rezultatas? Niekas nežinojo, kur ieškoti informacijos, ir sistema tiesiog neveikė. Geriau turėti kelis gerai integruotus įrankius nei daugybę atskirų sprendimų.
Antroji klaida – ignoruoti žmogiškąjį faktorių. Jokia sistema neveiks, jei darbuotojai jos nenaudoja. Viena organizacija įdiegė puikią naujienų valdymo sistemą, bet pamiršo paaiškinti darbuotojams, kodėl ji svarbi. Po kelių mėnesių sistema buvo apleista, nes žmonės tiesiog grįžo prie senų įpročių.
Trečioji klaida – informacijos perteklius. Kai kurios organizacijos, sukūrusios naujienų rinkimo sistemą, pradeda dalintis absoliučiai visa, ką suranda. Rezultatas – darbuotojai paskęsta informacijoje ir pradeda ją ignoruoti. Atminkite: mažiau, bet kokybiškai, yra geriau nei daug, bet neapmąstytai.
Ketvirtoji klaida – neturėti atsakingo asmens. Sistema be atsakingo žmogaus greitai tampa chaotiška. Netgi jei naudojate automatizuotus įrankius, kažkas turi prižiūrėti, kad sistema veiktų sklandžiai, spręsti problemas ir tobulinti procesus.
Penktoji klaida – nevertinti rezultatų. Kaip žinote, ar jūsų informacijos valdymo sistema veikia? Ar darbuotojai jaučiasi geriau informuoti? Ar jie taupo laiką? Ar priima geresnius sprendimus? Reguliariai vertinkite sistemos efektyvumą ir būkite pasiruošę daryti pakeitimus.
Kai informacija tampa organizacijos stiprybe
Yra kažkas beveik poetiško tame, kaip gerai valdoma informacija gali transformuoti organizaciją. Tai ne tik apie efektyvumą ar laiko taupymą – nors tai, žinoma, svarbu. Tai apie tai, kaip organizacija mąsto, mokosi ir prisitaiko.
Viena nedidelė dizaino studija, su kuria teko bendradarbiauti, pradėjo nuo paprasto – jie sukūrė savaitinį naujienų apžvalgą apie dizaino tendencijas. Iš pradžių tai buvo tiesiog keletas nuorodų, kurias kažkas iš komandos rasdavo ir dalindavosi. Bet laikui bėgant tai išsivystė į sudėtingą sistemą, kuri ne tik rinko informaciją, bet ir padėjo komandai mokytis, diskutuoti ir generuoti naujas idėjas. Po metų jie pastebėjo, kad jų projektai tapo inovatyvesni, klientai laimingesni, o komanda – labiau įsitraukusi.
Informacijos valdymas nėra techninis klausimas – tai kultūros klausimas. Organizacijos, kurios vertina informaciją, kurios sistemingai ją renka, filtruoja ir dalijasi ja, kuria mokymosi kultūrą. Jos tampa organizacijomis, kurios ne tik reaguoja į pokyčius, bet ir juos numato.
Pradėkite nuo mažų žingsnių. Galbūt tai bus vienas RSS srautas, kuriuo dalinsitės su komanda. Galbūt tai bus savaitinis susirinkimas, per kurį aptarsite svarbiausias naujienas. Galbūt tai bus paprastas bendras dokumentas, kuriame kiekvienas galės dalintis įdomiomis nuorodomis. Nesvarbu, nuo ko pradėsite – svarbu pradėti.
Informacijos amžiuje organizacijos pranašumas nebėra tai, ką ji žino, bet kaip greitai ji gali išmokti naujo. Sistema, kuri padeda efektyviai valdyti informacijos srautus, yra ne prabanga – tai būtinybė. Ir geroji žinia ta, kad šiandien turime įrankius ir žinias, kaip tai padaryti. Lieka tik viena – imtis veiksmų.