Informacijos pertekliaus problema šiuolaikinėje organizacijoje
Kiekvienas, kas dirba biure ar valdo komandą, puikiai žino tą jausmą – rytą atėjai į darbą, atidarei kompiuterį ir tave užgriuvo lavina: šimtai el. laiškų, pranešimai iš dešimties skirtingų platformų, naujienlaiškiai, pranešimai apie naujienas iš pramonės, kolegų pasidalinimai socialiniuose tinkluose. Ir tai dar tik pirmos dvi valandos.
Problema ta, kad informacija šiandien nėra deficitinis produktas – ji yra kaip vanduo per užtvankos plyšį. Organizacijos skęsta duomenyse, bet dažnai kenčia nuo žinių trūkumo. Skirtumas tarp šių dviejų sąvokų ir yra raktas į efektyvų informacijos valdymą. Duomenys – tai chaosas, o žinios – tai struktūrizuota, apdorota ir kontekste pateikta informacija, kuri padeda priimti sprendimus.
Didžiausias iššūkis nėra surasti informaciją – ji pati atplūsta. Tikrasis iššūkis yra ją suvaldyti: išsirinkti tai, kas svarbu, atmesti triukšmą ir paskleisti reikalingą informaciją tiems žmonėms, kuriems ji aktuali, tada, kai ji aktuali. Skamba paprasta, bet praktikoje tai reikalauja sisteminio požiūrio ir tinkamų įrankių.
Naujienų rinkimas: nuo chaoso link sistemos
Pirmasis žingsnis tvarkant informacijos srautus – sukurti efektyvią naujienų rinkimo sistemą. Daugelis organizacijų šį procesą palieka atsitiktinumui: kas nors pamato įdomų straipsnį ir persiunčia kolegoms, kažkas prisimena pasidalinti svarbiu pranešimu susirinkime. Tai neveikia.
RSS srautai – pamiršta, bet vis dar galinga technologija
Daug kas mano, kad RSS mirė kartu su Google Reader, bet tai toli gražu ne tiesa. RSS (Really Simple Syndication) vis dar yra vienas efektyviausių būdų centralizuotai rinkti informaciją iš daugybės šaltinių. Vietoj to, kad lankytumėte 30 skirtingų svetainių kiekvieną rytą, galite visas naujienas gauti vienoje vietoje.
Praktiškai tai veikia taip: pasirenkate RSS skaityklę (Feedly, Inoreader ar The Old Reader), pridedame visus jums svarbius šaltinius – pramonės naujienų portalus, konkurentų tinklaraščius, technologijų naujienas, vyriausybės pranešimus. Rytą atsidarote vieną programą ir matote viską, kas nauja.
Patarimas iš praktikos: nesukurkite vieno milžiniško srauto su visomis naujienomis. Sukurkite kategorijas – „Skubu”, „Pramonė”, „Konkurentai”, „Technologijos”, „Įkvėpimas”. Taip galėsite greitai nuskaityti tai, kas aktualu dabar, o kitas kategorijas peržiūrėti, kai turėsite laiko.
Socialinių tinklų monitoringas be begalinio slinkimo
Socialiniai tinklai yra informacijos aukso kasykla, bet kartu ir didžiausias laiko eikvotojas. Sprendimas – naudoti specializuotus įrankius, kurie leidžia stebėti konkrečius raktinius žodžius, hashtagus ar paskyras be poreikio nardyti po begalinį srautą.
Įrankiai kaip Hootsuite, TweetDeck ar Buffer leidžia sukurti konkrečius stebėjimo srautus. Pavyzdžiui, galite stebėti visus paminėjimus apie jūsų įmonę, konkurentus, pramonės terminus ar net konkrečius žmones. Visa tai matote struktūrizuotai, be reklamos ir nereikšmingo turinio.
Vienas klientas, su kuriuo dirbau, sukūrė tokią sistemą: jie stebėjo 15 raktinių žodžių, susijusių su jų produktu ir konkurentais. Kiekvieną rytą atsakingas darbuotojas per 20 minučių peržiūrėdavo šiuos srautus ir išsirinkdavo 3-5 svarbiausius dalykus, kuriuos reikėjo žinoti. Tai užėmė vos pusvalandį, bet davė neįkainojamą konkurencinį pranašumą.
Filtravimas: kaip atskirti grūdus nuo pelų
Surinkti informaciją – tai tik pusė darbo. Kita pusė – išfiltruoti tai, kas tikrai svarbu. Čia daugelis organizacijų susiduria su didžiausia problema: kaip nuspręsti, kas svarbu, o kas ne?
Trijų klausimų metodas
Prieš toliau perduodami bet kokią informaciją komandai, užduokite sau tris klausimus:
1. Ar tai keičia ką nors, kaip mes dirbame ar ką darome? Jei naujiena neturi jokios įtakos jūsų veiklai, greičiausiai ji nėra prioritetinė.
2. Ar tai suteikia mums konkurencinį pranašumą? Informacija, kuri padeda jums veikti geriau nei konkurentai, yra aukso vertės.
3. Ar tai turi būti žinoma dabar, ar gali palaukti? Ne visa svarbi informacija yra skubi. Mokykite atskirti šiuos du dalykus.
Šis paprastas filtras gali sumažinti informacijos srautą 70-80%. Tai reiškia, kad jūsų komanda gaus tik tikrai svarbią informaciją, o ne bus bombarduojama viskuo, kas atrodo bent kiek įdomu.
Automatinis filtravimas naudojant dirbtinį intelektą
Šiuolaikiniai įrankiai gali padėti automatizuoti dalį filtravimo proceso. Platformos kaip Feedly su AI funkcionalumu gali išmokti, kokio tipo turinys jums svarbus, ir automatiškai iškelti jį į viršų. Kuo daugiau naudojate sistemą ir pažymite, kas svarbu, o kas ne, tuo protingesnė ji tampa.
Panašiai veikia ir el. pašto filtrai. Gmail ar Outlook turi pažangias filtravimo galimybes, bet dauguma žmonių jų nenaudoja. Sukurkite taisykles, kurios automatiškai rūšiuoja gautus laiškus į kategorijas, pažymi prioritetinius siuntėjus ar net automatiškai archyvuoja tam tikrus tipus laiškų.
Vienas paprastas, bet efektyvus metodas: sukurkite „VIP” sąrašą – žmonės ar šaltiniai, kurių informacija visada yra prioritetinė. Kai gaunate ką nors iš šių šaltinių, tai turėtų būti pažymėta ar net gauti atskirą pranešimą.
Informacijos sklaidos architektūra organizacijoje
Surinkote informaciją, išfiltravote svarbią – dabar reikia ją paskleisti tiems, kam ji svarbi. Čia daugelis organizacijų daro kritinę klaidą: siunčia viską visiems. Rezultatas? Žmonės pradeda ignoruoti visus pranešimus, nes 90% jų nėra aktualūs.
Segmentuotas informacijos skleidimas
Pagalvokite apie savo organizaciją kaip apie ekosistemą, kurioje skirtingi žmonės atlieka skirtingas funkcijas ir jiems reikalinga skirtinga informacija. Pardavimų komandai reikia žinoti apie konkurentų kainų pokyčius, bet nebūtinai apie naują programinės įrangos versiją. IT skyriui – atvirkščiai.
Sukurkite informacijos sklaidos matricą. Tai skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų tai paprasta lentelė, kurioje vienoje ašyje yra informacijos tipai, kitoje – komandos ar vaidmenys. Kryželiais pažymite, kas kam turėtų būti siunčiama. Pavyzdžiui:
– Pramonės naujienos → Vadovybė, Strateginio planavimo skyrius
– Konkurentų veikla → Pardavimai, Marketingas, Produktų vystymas
– Technologiniai atnaujinimai → IT, Produktų vystymas
– Reguliaciniai pokyčiai → Teisės skyrius, Vadovybė, atitinkamos operacinės komandos
Daugiakanalė komunikacija su protu
Skirtingi pranešimai reikalauja skirtingų kanalų. Kritinė informacija, kuri reikalauja skubių veiksmų, turėtų būti perduodama per tiesioginius kanalus – pokalbius ar net telefono skambučius. Svarbi, bet ne skubi informacija gali būti el. laiške ar bendrame kanale Slack/Teams. Bendro pobūdžio, informacinio charakterio naujienos gali būti savaitiniame biuletenyje ar intraneto įraše.
Problema atsiranda, kai viską siunčiate vienu kanalu. Jei viskas ateina per el. paštą, žmonės nustoja skirti dėmesio. Jei viskas ateina per Slack, svarbi informacija paskęsta triukšme. Naudokite kanalų hierarchiją:
1 lygis (Kritinis): Tiesioginis pokalbis, skambutis, SMS
2 lygis (Svarbus): El. paštas su aiškiu temos pavadinimu, dedikuotas Slack kanalas
3 lygis (Informacinis): Savaitinis biuletenis, intraneto įrašas, bendras kanalas
Praktiniai įrankiai ir platformos realiam darbui
Teorija gera, bet kas iš tikrųjų veikia praktikoje? Štai keletas konkrečių įrankių ir platformų, kurios padeda valdyti informacijos srautus.
Naujienų agregavimui ir rinkimui:
Feedly – turbūt populiariausia RSS skaityklė su puikia sąsaja ir AI funkcijomis. Nemokama versija tinka mažesnėms komandoms, mokama versija leidžia dalintis srautais su komanda ir naudoti pažangias paieškos funkcijas.
Inoreader – galingesnė alternatyva su daugiau filtravimo galimybių. Puikiai tinka, jei reikia sudėtingesnių automatizavimo scenarijų.
Google Alerts – paprastas, bet efektyvus įrankis stebėti konkrečius raktinius žodžius internete. Nemokamai gausite pranešimus, kai kas nors publikuoja turinį su jūsų pasirinktais terminais.
Socialinių tinklų monitoringui:
Hootsuite – vienas populiariausių sprendimų, leidžiantis stebėti kelis socialinius tinklus vienoje vietoje. Gali būti brangu didesnėms komandoms, bet funkcionalumas puikus.
TweetDeck – nemokamas Twitter įrankis, puikiai tinkantis stebėti konkrečius srautus ir sąrašus. Jei jūsų pramonė aktyvi Twitter, tai būtinas įrankis.
Mention – specializuotas įrankis stebėti paminėjimus apie jūsų prekės ženklą ar raktinius žodžius visame internete, ne tik socialiniuose tinkluose.
Vidinei komunikacijai ir sklaidai:
Slack ar Microsoft Teams – šios platformos tapo standartu daugelyje organizacijų. Raktas į sėkmę – tinkama kanalų struktūra. Sukurkite dedikuotus kanalus skirtingoms informacijos kategorijoms.
Notion ar Confluence – žinių bazės, kuriose galite struktūrizuotai saugoti svarbią informaciją. Vietoj to, kad informacija prarastųsi el. pašto grandinėse, ji gyvena vienoje vietoje, kur visi gali ją rasti.
Newsletter platformos (Mailchimp, Substack, Buttondown) – jei reguliariai siunčiate informacinius biuletenius komandai, naudokite tam skirtą įrankį, ne paprastą el. paštą. Tai leidžia geriau formatuoti turinį, stebėti, kas skaito, ir valdyti prenumeratorius.
Kaip sukurti informacijos valdymo rutinas
Įrankiai be procesų yra bevertės technologijos. Reikia sukurti aiškias rutinas, kas, kada ir kaip tvarko informacijos srautus.
Rytinė informacijos triage
Daugelyje organizacijų, su kuriomis dirbau, efektyviausias modelis buvo paskirti vieną žmogų ar nedidelę komandą, kuri kiekvieną rytą atlieka „informacijos triage”. Tai užtrunka 30-60 minučių ir apima:
– RSS srautų peržiūrą
– Socialinių tinklų monitoringo srautų tikrinimą
– Svarbių naujienų šaltinių peržiūrą
– Google Alerts ir kitų automatinių pranešimų tikrinimą
Iš šios peržiūros išrenkami 3-5 svarbiausi dalykai, kurie tada paskirstomi atitinkamoms komandoms. Ne visa informacija, tik tai, kas tikrai svarbu.
Savaitiniai informacijos biuleteniai
Vietoj to, kad bombarduotumėte komandą informacija kasdien, sukurkite savaitinį biuletenį. Jame apžvelgiate savaitės svarbiausius įvykius, naujienas, įžvalgas. Tai leidžia žmonėms suplanuoti laiką informacijai, vietoj to, kad būtų nuolat pertraukiami.
Geras biuletenis turi aiškią struktūrą:
– Savaitės TOP 3 – svarbiausi dalykai, kuriuos visi turi žinoti
– Pramonės naujienos – kas vyksta jūsų sektoriuje
– Konkurentų veikla – ką daro kiti rinkos žaidėjai
– Vidiniai atnaujinimai – kas vyksta organizacijoje
– Įdomybės ir įkvėpimas – kažkas lengvesnio pabaigai
Mėnesinės informacijos apžvalgos
Kartą per mėnesį verta susirinkti ir apžvelgti ne tik informaciją, bet ir patį informacijos valdymo procesą. Kas veikia gerai? Kas ne? Ar gaunate per daug ar per mažai informacijos? Ar teisingi žmonės gauna teisingą informaciją?
Tai taip pat gera proga peržiūrėti, kokius šaltinius stebite. Galbūt kai kurie jau nebėra aktualūs? Galbūt atsirado naujų, kuriuos verta pridėti? Informacijos kraštovaizdis nuolat keičiasi, jūsų sistema turi keistis kartu.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Per pastaruosius kelerius metus padėjęs dešimtims organizacijų sukurti informacijos valdymo sistemas, pastebėjau, kad tos pačios klaidos kartojasi vėl ir vėl.
Klaida #1: Informacijos demokratija be filtrų
Daugelis organizacijų mano, kad kiekvienas turėtų gauti visą informaciją. Skamba demokratiškai, bet praktikoje tai sukuria chaosą. Žmonės pradeda ignoruoti informaciją, nes jos per daug ir dauguma nėra aktuali jiems.
Sprendimas: Segmentuokite informaciją pagal vaidmenis ir poreikius. Kiekvienas gauna tai, kas jam svarbu, plius bendrą kontekstą apie organizaciją.
Klaida #2: Per daug įrankių
Matau organizacijas, kurios naudoja 15 skirtingų įrankių informacijos valdymui. Rezultatas? Niekas nežino, kur kas yra, informacija dubliuojasi, o žmonės praranda laiką ieškodami.
Sprendimas: Mažiau yra daugiau. Geriau turėti 3-4 gerai veikiančius įrankius, kuriuos visi moka naudoti, nei dešimt, kuriuos niekas nenaudoja tinkamai.
Klaida #3: Nėra atsakingo žmogaus
Informacijos valdymas dažnai tampa „kieno nors kito” problema. Visi mano, kad kas nors kitas tuo rūpinasi, rezultate – niekas nerūpinasi.
Sprendimas: Aiškiai paskirkite atsakomybę. Tai gali būti vienas žmogus ar komanda, bet turi būti aišku, kieno darbas yra užtikrinti, kad informacijos srautai veikia.
Klaida #4: Statiškas požiūris
Sukuriate sistemą ir manote, kad ji veiks amžinai. Bet informacijos kraštovaizdis keičiasi – atsiranda nauji šaltiniai, seni tampa neaktualūs, keičiasi organizacijos poreikiai.
Sprendimas: Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite savo sistemą. Kas ketvirtį paklauskite komandos, ar ji gauna teisingą informaciją teisingu laiku.
Kai informacija tampa konkurenciniu pranašumu
Galiausiai, efektyvus informacijos valdymas nėra tikslas savaime – tai priemonė. Tikslas yra padaryti jūsų organizaciją greitesnę, protingesnę ir konkurencingesnę.
Kai informacijos srautai veikia gerai, atsiranda keli dalykai. Pirma, žmonės priima geresnius sprendimus, nes turi reikalingą kontekstą. Antra, organizacija reaguoja greičiau į pokyčius rinkoje, nes svarbi informacija pasiekia teisingus žmones laiku. Trečia, sumažėja streso ir perkrovos jausmas, nes žmonės nebėra bombarduojami nereikšminga informacija.
Vienas klientas, su kuriuo dirbau, po informacijos valdymo sistemos įdiegimo pastebėjo, kad jų produktų komanda pradėjo išleisti funkcijas, kurios tiesiogiai atsakė į konkurentų veiksmus, vidutiniškai 40% greičiau nei anksčiau. Ne todėl, kad jie dirbo greičiau, bet todėl, kad sužinojo apie konkurentų veiksmus anksčiau ir turėjo geresnį kontekstą.
Kitas klientas – konsultacijų įmonė – pastebėjo, kad jų konsultantai tapo daug vertingesni klientams, nes turėjo geresnę pramonės įžvalgų bazę. Jie galėjo pokalbių metu paminėti naujausias tendencijas, konkurentų veiksmus, reguliacinius pokyčius. Tai padidino jų ekspertų statusą klientų akyse.
Informacija šiandien yra kaip nafta praėjusiame amžiuje – žaliava, kuri sukuria vertę tik tada, kai ją tinkamai apdoroji ir panaudoji. Organizacijos, kurios išmoksta efektyviai valdyti informacijos srautus, turi milžinišką pranašumą prieš tas, kurios skęsta duomenų jūroje.
Pradėkite nuo mažų žingsnių. Nebandykite sukurti tobulos sistemos per savaitę. Pradėkite nuo vienos srities – galbūt konkurentų stebėjimo ar pramonės naujienų rinkimo. Išbandykite vieną ar du įrankius. Sukurkite paprastą rutina. Pamatysite rezultatus ir tada galėsite plėstis.
Svarbiausia – pradėkite. Informacijos perteklius neišnyks, bet jūs galite išmokti jį suvaldyti. Ir kai tai padarysite, pastebėsite, kaip jūsų organizacija tampa ne tik efektyvesnė, bet ir protingesnė, greičiau prisitaikanti ir konkurencingesnė. O tai šiandien yra neįkainojama.