Kada informacijos perteklius tampa problema
Prisimenu pokalbį su vienos vidutinės įmonės vadovu, kuris skundėsi, kad jo darbuotojai per dieną gauna vidutiniškai 150 el. laiškų. Pusė jų – nereikalingi, dar ketvirtadalis – dublikatai, o likę – iš tiesų svarbūs pranešimai, kurie dažnai paskęsta bendrame sraute. Skamba pažįstamai?
Šiuolaikinėse organizacijose informacijos valdymas tapo ne mažesniu iššūkiu nei pačių verslo procesų organizavimas. Kiekviena įmonė – nesvarbu, ar tai startuolis su dešimčia žmonių, ar korporacija su tūkstančiais darbuotojų – susiduria su ta pačia dilema: kaip užtikrinti, kad reikalinga informacija pasiektų tinkamus žmones tinkamu laiku, nepaskandinus jų nereikalingų duomenų jūroje?
Problema dar sudėtingesnė, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Tai ne tik apie el. laiškų kiekį. Tai apie vidinę komunikaciją, išorinių naujienų stebėjimą, rinkos tendencijų analizę, konkurentų veiklos sekimą, reguliacinių pokyčių fiksavimą. Viskas vyksta vienu metu, įvairiuose kanaluose, skirtingais formatais.
Kodėl tradiciniai metodai nebeveikia
Dar prieš penkerius metus daugelis organizacijų pasitikėjo gana paprastu principu: kas svarbu, tas pasieks. Buvo tikimasi, kad darbuotojai patys atsirinks jiems reikalingą informaciją iš bendro srauto. Tačiau realybė parodė, jog tai neveikia.
Viena finansų sektoriaus įmonė praėjusiais metais atliko vidinį tyrimą ir nustatė, kad jų analitikai praleidžia beveik 40 procentų darbo laiko tiesiog ieškodami ir filtruodami informaciją. Ne analizuodami, ne darydami išvadas – tiesiog bandydami rasti tai, kas jiems reikalinga. Tai milžiniškas produktyvumo nuostolis.
Dar vienas aspektas – informacijos fragmentacija. Viena komanda naudoja Slack, kita – Microsoft Teams, trečia vis dar remiasi el. paštu, o vadovybė gauna suvestines per specialią sistemą. Rezultatas? Niekas neturi pilno vaizdo. Svarbios žinutės prarandamos, sprendimai priimami remiantis neišsamia informacija.
Ir štai dar kas įdomu: daugelis organizacijų net nesupranta, kokią informaciją iš tikrųjų reikia stebėti. Vienas IT įmonės vadovas man prisipažino, kad jie metų metus sekė technologijų naujienas, bet niekada nesistematizavo, kokios temos iš tiesų svarbios jų verslui. Rezultatas – daug triukšmo, mažai signalo.
Trys pagrindiniai informacijos valdymo ramsčiai
Efektyvi sistema remiasi trimis komponentais, kurie turi veikti kaip gerai suderintas mechanizmas. Pirmasis – atranka. Tai procesas, kurio metu iš milžiniško informacijos srauto išrenkami tie duomenys, kurie iš tikrųjų svarbūs jūsų organizacijai.
Čia svarbu suprasti vieną dalyką: atranka nėra cenzūra. Tai ne apie tai, ką žmonės gali ar negali matyti. Tai apie tai, kaip padėti jiems nesupainoti esmės su triukšmu. Praktiškai tai reiškia aiškiai apibrėžtus kriterijus – kokios temos, šaltiniai, raktažodžiai yra prioritetiniai.
Antrasis ramstis – kategorizavimas. Informacija turi būti suskirstyta taip, kad skirtingi padaliniai gautų tai, kas jiems aktualu. Pardavimų komandai reikia vienos informacijos, produkto kūrėjams – kitos, o vadovybei – dar kitokios. Tai nereiškia, kad informacija turi būti griežtai segmentuota, bet prioritetai turi skirtis.
Trečiasis elementas – sklaida. Kaip ta informacija pasiekia žmones? Per kokius kanalus? Kokiu dažnumu? Kokiu formatu? Vienas dalykas gauti 50 puslapių ataskaitą kartą per savaitę, visai kitas – gauti trumpas suvestines kasdien su galimybe gilintis į detales, jei reikia.
Kaip sukurti veiksmingą atrankos sistemą
Pradėkime nuo pagrindų. Pirmiausia turite suprasti, kokios informacijos jums iš tikrųjų reikia. Skamba savaime suprantamai, bet praktikoje daugelis organizacijų šio žingsnio nepraleidžia – jie jį pralekia.
Rekomenduoju pradėti nuo paprastos pratybos: surinkite atstovus iš skirtingų padalinių ir paprašykite jų išvardinti 5-10 informacijos kategorijų, be kurių jie negali normaliai dirbti. Ne tų, kurios būtų gražu turėti. Ne tų, kurias jie kartais paskaito. Būtent tų, be kurių neįmanoma priimti sprendimų ar atlikti darbą.
Viena gamybos įmonė, su kuria teko dirbti, šį procesą atliko labai įdomiai. Jie savaitę laiko eksperimentavo – kiekvienam padaliniui buvo sustabdyta visa įprasta informacijos tiekimo sistema. Per tą savaitę darbuotojai turėjo aktyviai prašyti tik tos informacijos, kurios jiems tikrai reikėjo. Rezultatas? Paaiškėjo, kad 60 procentų anksčiau siunčiamos informacijos niekas net neskaitydavo.
Toliau – šaltinių identifikavimas. Kur ta informacija gyvena? Naujienlaiškiai, žiniasklaidos portalai, socialiniai tinklai, pramonės publikacijos, reguliatorių pranešimai? Sudarykite sąrašą ir įvertinkite kiekvieno šaltinio patikimumą bei aktualumą.
Praktinis patarimas: Naudokite trijų lygių prioritetų sistemą. Pirmojo lygio šaltiniai – kritiškai svarbūs, stebimi nuolat. Antrojo lygio – svarbūs, tikrinami reguliariai. Trečiojo lygio – papildomi, peržiūrimi pagal poreikį. Tai padeda išvengti situacijos, kai viskas atrodo vienodai svarbu.
Automatizavimas čia tampa esminiu elementu. Rankinis informacijos rinkimas ir filtravimas XXI amžiuje yra anachronizmas. RSS srautai, naujienlaiškių agregatai, specializuotos monitoringo platformos – visa tai turi tapti jūsų įrankių dalimi. Bet atminkite: technologija yra priemonė, ne sprendimas. Jei neturite aiškios strategijos, jokia sistema nepadės.
Kategorizavimas: kaip struktūrizuoti informaciją
Turite informacijos srautą. Dabar reikia jį suskirstyti taip, kad jis taptų naudingu įrankiu, o ne našta. Čia daugelis organizacijų daro klaidą – jos kuria per daug kategorijų arba, atvirkščiai, per mažai.
Auksinis viduriukas paprastai yra 5-8 pagrindinės kategorijos su galimybe jas detalizuoti. Pavyzdžiui, technologijų įmonei tai galėtų būti: produkto inovacijos, konkurentų veikla, reguliaciniai pokyčiai, rinkos tendencijos, klientų atsiliepimų analizė, vidiniai pranešimai, pramonės renginiai.
Svarbu, kad kategorijos būtų aiškios ir nesidubliuojančios. Jei informacija gali tilpti į kelias kategorijas, tai reiškia, kad jūsų sistema nepakankamai apibrėžta. Viena konsultacijų firma, su kuria teko bendradarbiauti, pradžioje turėjo 23 kategorijas. Po trijų mėnesių paaiškėjo, kad darbuotojai tiesiog ignoruoja sistemą, nes per sudėtinga. Sumažino iki 6 pagrindinių – naudojimas išaugo 300 procentų.
Dar vienas aspektas – lankstumo ir standartizacijos balansas. Sistema turi būti pakankamai lanksti, kad prisitaikytų prie besikeičiančių poreikių, bet pakankamai standartizuota, kad žmonės galėtų ja patogiai naudotis. Tai reiškia, kad kategorijos gali keistis, bet ne kas savaitę.
Praktiškai tai įgyvendinti galima taip: nustatykite bazinę struktūrą ir peržiūrėkite ją kas ketvirtį. Per tą laiką surinksite pakankamai grįžtamojo ryšio, kad suprastumėte, kas veikia, o kas ne. Viena marketingo agentūra naudoja paprastą metodą – kas mėnesį klausia komandos narių: „Ar praėjusį mėnesį tau prireikė informacijos, kurios nesugaudei iš mūsų sistemos?” Jei atsakymas „taip” pasikartoja kelis kartus – kategorija papildoma.
Sklaidos kanalų optimizavimas
Turite atrinkę ir kategorizavę informaciją. Dabar didžiausias iššūkis – kaip ją efektyviai paskirstyti? Čia susiduriame su paradoksu: kuo daugiau turime komunikacijos kanalų, tuo sunkiau komunikuoti.
Pirmiausia – konsolidacija. Jei jūsų organizacijoje informacija sklinda per el. paštą, tris skirtingas žinučių platformas, vidinį portalą ir dar periodinius susirinkimus, turite problemą. Ne todėl, kad šie kanalai blogi, bet todėl, kad žmonės nebesugeba sekti, kur ieškoti informacijos.
Rekomenduoju „vieno lango” principą. Tai nereiškia, kad turite naudoti tik vieną įrankį, bet reiškia, kad turi būti viena vieta, kur visa informacija suvedama ir iš kurios ji paskirstoma. Praktiškai tai gali būti vidinis portalas arba specializuota platforma, kuri integruoja įvairius šaltinius.
Viena finansų įstaiga, su kuria konsultavausi, įdiegė tokią sistemą: visi informacijos šaltiniai suvedami į vieną platformą, o iš ten automatiškai generuojamos personalizuotos suvestinės skirtingiems darbuotojams. Analitikai gauna vieną rinkinį, pardavimų komanda – kitą, vadovybė – trečią. Bet visi žino, kad jei reikia daugiau informacijos, ji yra toje pačioje vietoje.
Dažnumas ir formatas – dar vienas kritinis aspektas. Ne visa informacija turi būti perduodama realiu laiku. Kai kas gali palaukti dienos suvestinės, kai kas – savaitinės apžvalgos. Kritinė informacija, žinoma, turi pasiekti adresatus nedelsiant.
Formatas taip pat svarbu. Tekstinės suvestinės puikios detaliai analizei, bet greitam įvertinimui geriau tinka vizualizacijos – grafikai, diagramos, infografikės. Viena įmonė eksperimentavo su skirtingais formatais ir nustatė, kad trumpos vaizdo suvestinės (2-3 minutės) buvo žiūrimos 4 kartus dažniau nei skaitomos tekstinės ataskaitos. Bet tekstinės versijos vis tiek buvo reikalingos tiems, kurie norėjo gilintis.
Technologiniai sprendimai ir įrankiai
Kalbant apie praktinius įrankius, rinka siūlo daugybę variantų – nuo paprastų RSS skaitytuvų iki sudėtingų korporatyvinių žinių valdymo sistemų. Pasirinkimas priklauso nuo jūsų organizacijos dydžio, biudžeto ir specifinių poreikių.
Mažesnėms organizacijoms (iki 50 žmonių) dažnai pakanka kombinuoti kelis paprastus įrankius. Feedly arba Inoreader RSS srautams, Slack arba Microsoft Teams vidinei komunikacijai, Google Alerts specifinių temų stebėjimui. Visa tai galima susieti su automatizavimo įrankiais kaip Zapier ar Make, kurie perduoda informaciją tarp sistemų.
Vidutinio dydžio įmonėms (50-500 darbuotojų) verta žiūrėti į specializuotas platformas. Yra sprendimų kaip Notion, Confluence ar SharePoint, kurie leidžia sukurti centralizuotą žinių bazę su pažangiomis paieškos ir kategorizavimo funkcijomis. Kai kurios įmonės naudoja specializuotas naujienų monitoringo platformas kaip Meltwater ar Cision, ypač jei svarbus žiniasklaidos stebėjimas.
Didelėms korporacijoms dažnai reikia individualių sprendimų arba korporatyvinių platformų kaip Microsoft Viva, Workplace from Meta ar IBM Connections. Šios sistemos siūlo pažangias analitikos, personalizavimo ir integravimo galimybes.
Bet štai kas svarbu – technologija pati savaime nieko neišspręs. Mačiau organizacijas, kurios investavo šimtus tūkstančių į pažangias sistemas, bet jos nenaudojamos, nes nebuvo apgalvoti procesai ir neapmokyti žmonės. Ir mačiau nedideles komandas, kurios su minimaliomis priemonėmis pasiekė puikių rezultatų, nes turėjo aiškią strategiją.
Renkantis įrankius, rekomenduoju pradėti nuo pilot projekto. Pasirinkite vieną padalinį ar komandą, išbandykite sistemą, surinkite grįžtamąjį ryšį, patobulinkite ir tik tada diekite plačiau. Viena įmonė taip sutaupė nemažai pinigų – po pilot projekto paaiškėjo, kad jų pasirinkta platforma visai netinka jų darbo specifikai, ir jie spėjo persiorientuoti prieš investuodami į pilną diegimą.
Žmogiškasis faktorius: kaip įtraukti komandą
Galite turėti tobulą sistemą, bet jei žmonės ja nenaudoja – ji beverčė. Ir čia susiduriame su didžiausiu iššūkiu: žmonės nemėgsta pokyčių, ypač kai kalbame apie darbo įpročius.
Pirmiausia – komunikacija. Žmonės turi suprasti, kodėl keičiasi sistema. Ne „nes vadovybė taip nusprendė”, bet kokią konkrečią naudą jie gaus. Mažiau laiko ieškant informacijos? Greičiau priimami sprendimai? Mažiau praleistų svarbių naujienų? Tai turi būti aiškiai pasakyta.
Viena įmonė, diegdama naują informacijos valdymo sistemą, pradėjo nuo to, kad paprašė darbuotojų užfiksuoti, kiek laiko per dieną jie praleidžia ieškodami informacijos. Vidutiniškai išėjo 1,5 valandos. Po to parodė, kaip nauja sistema tą laiką sumažins iki 20 minučių. Tai buvo konkreti, apčiuopiama nauda, kuri motyvavo žmones įsitraukti.
Mokymai – ne vienkartinis renginys, o nuolatinis procesas. Neužtenka surengti dviejų valandų seminaro ir tikėtis, kad visi viską suprato. Reikia nuolatinės paramos – trumpų video pamokėlių, greitųjų vadovų, „pagalbos” kanalo, kur galima užduoti klausimus.
Viena technologijų įmonė sukūrė „čempionų” programą – kiekviename padalinyje buvo paskirtas žmogus, kuris pirmasis išmoko naują sistemą ir tapo kontaktiniu asmeniu savo komandoje. Tai veikė žymiai geriau nei centralizuota pagalba, nes žmonės galėjo kreiptis į kolegą, kurį pažįsta.
Ir dar vienas svarbus dalykas – grįžtamasis ryšys. Sistema turi nuolat tobulėti remiantis vartotojų patirtimi. Reguliariai rinkite atsiliepimus, stebėkite naudojimo statistiką, būkite atviri pakeitimams. Jei matote, kad tam tikra funkcija nenaudojama – išsiaiškinkite kodėl. Gal ji nereikalinga? O gal tiesiog nepatogu ją pasiekti?
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Efektyvi informacijos valdymo sistema nėra prabanga – tai būtinybė šiuolaikinėje organizacijoje. Bet ji nėra ir vienkartinis projektas, kurį įgyvendini ir pamiršti. Tai nuolatinis procesas, reikalaujantis dėmesio, tobulinimo ir prisitaikymo.
Sėkmės raktas slypi ne technologijose, nors jos svarbios. Ne procesuose, nors ir jie būtini. Raktas – suprasti, kad informacijos valdymas yra apie žmones. Apie tai, kaip padėti jiems geriau dirbti, greičiau priimti sprendimus, būti informuotiems ir produktyviems.
Pradėkite nuo mažų žingsnių. Nereikia iš karto revoliucionizuoti visos organizacijos. Pasirinkite vieną problemą – gal per daug el. laiškų, gal prarasta informacija, gal dubliuojamas darbas. Išspręskite ją. Parodykite rezultatus. Tada eikite toliau.
Ir atminkite – tobulos sistemos nėra. Bus klaidų, bus nesklandumų, bus dalykų, kurie neveiks taip, kaip tikėjotės. Tai normalu. Svarbu mokytis iš tų klaidų ir nuolat tobulėti. Organizacijos, kurios tai supranta ir priima, ilgainiui sukuria sistemas, kurios tikrai veikia ir kuria vertę.
Informacijos amžiuje laimės ne tie, kurie turi daugiausiai informacijos, o tie, kurie geriausiai ją valdo. Tai ne apie kiekį, o apie kokybę. Ne apie viską žinoti, o apie žinoti tai, kas svarbu. Ir ne apie technologijas, o apie tai, kaip jos tarnauja žmonėms, o ne atvirkščiai.